发票报销需要彩色打印吗?

我收到了一些电子发票,准备拿去报销。但我不知道这些发票是彩色打印报销还是黑白打印就行。我担心打印方式不符合要求会导致报销失败,想问问大家发票报销到底要不要彩色打印呢?
张凯执业律师
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在发票报销是否需要彩色打印这个问题上,我们要依据不同情况和相关规定来判断。


首先,从基本概念来讲,电子发票和纸质发票一样,都是合法有效的报销凭证。电子发票通常以电子文件形式存在,需要打印出来进行报销操作。而打印分为彩色打印和黑白打印两种方式。


根据《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》(国家税务总局公告2015年第84号)规定,增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的,可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件,其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。这里并没有明确要求必须彩色打印。


一般情况下,黑白打印的发票是可以用于报销的。因为税务机关和企业关注的是发票的真实性、完整性和合规性,包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方和销售方信息、项目内容、金额、税额等关键要素是否清晰可辨。只要黑白打印的发票能够清晰显示这些重要信息,满足审核要求,就不影响报销。


不过,在某些特殊情形下,可能需要彩色打印。比如有些企业内部财务制度比较严格,或者某些类型的发票涉及复杂的防伪标识、印章等,黑白打印可能无法清晰呈现这些内容,为了确保报销顺利,企业可能会要求彩色打印。另外,如果发票上的印章、字迹等在黑白打印后难以辨认,也建议采用彩色打印。


综上所述,发票报销不一定非要彩色打印。通常黑白打印满足信息清晰的要求即可报销,但为了避免不必要的麻烦,建议在报销前先了解所在单位的具体报销规定。如果单位没有特殊要求,黑白打印的发票是符合报销规范的。

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