公司所有购进物品都需要进出库单吗?

我开了一家小公司,在采购物品这方面有点困惑。每次采购物品,我都在纠结是不是都得弄进出库单。不弄吧,怕不符合规定;都弄吧,感觉又有点繁琐。想知道从法律角度讲,公司所有购进物品是不是都必须要有进出库单呢?
张凯执业律师
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从法律层面和企业管理规范来看,虽然并没有明确的法律条文强制规定公司所有购进物品都必须要有进出库单,但在实际操作和财务管理、税务管理等方面,进出库单起着非常重要的作用。


从财务管理角度来说,进出库单是企业记录存货流转的重要原始凭证。《中华人民共和国会计法》规定,各单位必须根据实际发生的经济业务事项进行会计核算,填制会计凭证,登记会计账簿,编制财务会计报告。进出库单能够准确记录物品的数量、规格、金额等信息,是会计核算中确认存货增加和减少的重要依据。如果没有进出库单,企业很难准确核算存货成本,可能导致财务报表数据不准确,影响企业的财务状况和经营成果的反映。


在税务管理方面,进出库单有助于税务机关核实企业的经营业务真实性。《中华人民共和国税收征收管理法》要求纳税人、扣缴义务人按照有关法律、行政法规和国务院财政、税务主管部门的规定设置账簿,根据合法、有效凭证记账,进行核算。当税务机关进行税务检查时,进出库单可以作为证明企业购进和销售货物真实性的有力证据。如果企业无法提供相关的进出库单,可能会面临税务风险,比如被怀疑存在虚开发票、隐瞒收入等违法行为。


从企业内部控制角度看,进出库单是企业进行物资管理和监督的重要手段。通过进出库单,企业可以对物品的采购、领用、库存等情况进行有效的监控和管理,防止物资的浪费、丢失和滥用。同时,进出库单上的签字和审批流程也有助于明确各部门和人员的责任,加强企业的内部管理和控制。


不过,对于一些价值较低、使用频繁的小额物品,企业可以根据自身的实际情况制定简化的管理办法。但即使简化,也应该保留必要的记录,以满足财务管理和税务管理的基本要求。例如,企业可以定期对这些小额物品进行盘点,通过盘点记录来补充和验证物资的流转情况。

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