出租车票报销有哪些规定?

我在一家公司上班,有时候因为工作需要会乘坐出租车外出。最近公司要开始统计报销了,我不太清楚出租车票报销都有啥规定。想知道在什么情况下能报销,报销有啥流程,需要准备什么材料这些,希望能得到详细解答。
张凯执业律师
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出租车票报销规定在不同场景下有所不同。


首先从公司内部规定角度来说,很多公司为了控制成本、规范财务管理,会制定自己的出租车票报销制度。比如有的公司规定高管(含)以上人员不得报销出租车费,高管(含)以下人员因工作需要可报销 ;还有的公司规定只有在特定情形下才能乘坐出租车并报销,像公司公务用车已派出,确有急事需立即办理但乘公交车来不及,市内出差遇到紧急公务或特殊情况需第一时间赶到某地,外出办理公务使用公车不方便,董事长特批,以及其他确需使用出租车的情况。


从报销流程来讲,一般是员工先填写报销申请表,如实填写出行信息,包括出行事由、日期、金额等,然后附上出租车票据原件。之后提交给部门负责人、办公室负责人、董事长等依次审批签字,审批通过后,员工可携带身份证件至财务部门领取报销款项 。而且有些公司要求出租车费按月报销。


从法律层面来看,依据《中华人民共和国发票管理办法》第二十一条规定,不符合规定的发票,不得作为财务报销凭证,任何单位和个人有权拒收。所以员工报销出租车费时应凭合法出租车票报销,并且有的公司还要求在每张出租车票后面注明乘坐时间、起讫地点、事由、证明人,不然可能不予报销。审核人员要对报销人所申请的出租车费的真实性和必要性作出判断,无正当理由不准报销。出纳人员也会对所报费用报销单据的真实性、合法性做最终的审核,要是有疑问,当事人不能作出合理解释的有权拒付。


另外,关于出租车票据的保管也有要求,员工需妥善保管出租车票据原件,确保票据完整性,避免遗失或损坏,同时要注意个人信息保密。并且出租车票据原件须在出行后一定时间内(比如有的公司规定30天)提交报销,逾期将无法报销。


相关概念:

报销:就是把因工作等产生的费用,按照规定的流程和标准,从公司或其他机构获得相应的款项补偿。

审批流程:是指报销申请需要经过不同层级人员审核、批准的一系列步骤,目的是保证报销的合理性和合规性。

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