一、引言
公证机构及公证员在维护社会公平正义、保障交易安全等方面发挥着重要作用。然而，若其存在违法行为，必须承担相应的行政责任。本文将详细阐述相关违法行为及行政责任的划分。
二、相关法律条文规定
《公证法》第41条对公证机构及公证员违反法律规定所应当承担的行政责任作出了明确规定。处罚主体为省、自治区、直辖市或设区的市人民政府司法行政部门，行政责任包括警告、罚款、停止执业、没收违法所得等。
三、公证机构及公证员需承担行政责任的违法事项及案例分析
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以不正当手段争揽公证业务
- 违法情形：公证机构或公证员以诋毁其他公证机构、公证员或者支付回扣、佣金等不正当手段争揽公证业务。
- 案例：某地公证机构A为了获取更多的公证业务，通过在当地媒体上发布不实信息，诋毁竞争对手公证机构B的服务质量和公信力，声称B机构的公证员专业水平低、办理公证流程繁琐等。同时，A机构还向一些中介机构支付高额回扣，让其推荐客户到A机构办理公证。这种行为严重违反了市场竞争的公平原则，损害了其他公证机构的合法权益。
- 责任划分：对于这种行为，司法行政部门可根据情节轻重给予警告、罚款等处罚。若情节严重，影响恶劣，还可能责令其停业整顿。
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违反规定的收费标准收取公证费
- 违法情形：公证机构不是以营利为目的的机构，其收费标准应严格按照相关规定执行，不得自行决定费用。
- 案例：公证机构C在办理房产继承公证时，未按照当地物价部门和司法行政部门联合制定的收费标准收取费用，擅自提高收费标准，向当事人多收取了公证费。当事人在了解到真实收费标准后，向司法行政部门进行了投诉。
- 责任划分：司法行政部门经查实后，责令该公证机构退还多收取的费用，并对其处以罚款，同时给予警告处分。
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同时在二个以上公证机构执业
- 违法情形：如果允许公证员在两个以上的公证机构执业，不利于公证员的监管，也不利于公证活动的正常进行。
- 案例：公证员张某同时在公证机构D和公证机构E执业。在工作中，张某经常出现时间安排冲突，导致一些公证业务无法及时办理，影响了当事人的合法权益。此外，由于张某在两个机构执业，其接受的业务培训和监督管理也难以统一，存在潜在的执业风险。
- 责任划分：对于这种情况，司法行政部门可对张某给予警告、罚款，甚至停止执业的处罚。
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从事有报酬的其他执业
- 违法情形：若允许公证员从事其他有报酬的职业，会损害公证员的形象和公证的公信力。
- 案例：公证员李某在担任公证员期间，还在一家律师事务所兼职，收取律师服务费用。李某在办理公证业务时，有时会将当事人推荐到自己兼职的律师事务所，引发了当事人对其公正性的质疑。
- 责任划分：司法行政部门发现后，对李某进行了严肃批评，责令其辞去律师事务所的兼职工作，并给予罚款和停止执业一段时间的处罚。
四、实用的法律建议
- 对于公证机构及公证员自身而言，应加强对法律法规的学习，严格遵守《公证法》等相关规定，自觉规范执业行为，树立正确的职业道德观念，维护公证行业的良好形象。
- 公证机构应建立健全内部管理制度，加强对公证员的监督和管理，定期开展业务培训和职业道德教育，提高公证员的业务水平和职业素养。
- 对于当事人来说，如果发现公证机构或公证员存在违法行为，应及时向省、自治区、直辖市或设区的市人民政府司法行政部门进行投诉和举报，维护自身的合法权益。
五、结论
明确公证机构及公证员违法行为的行政责任划分，对于规范公证行业秩序、保障公证活动的正常开展、维护当事人的合法权益具有重要意义。各方应共同努力，确保公证工作的公正、公平、合法。