现金日记账采用订本式账簿,填写方法有哪些需要注意的地方?

我是一家小公司的财务,现在要开始记录现金日记账,用的是订本式账簿。但我不太清楚在填写这种账簿时有什么要特别注意的,比如格式、内容记录方面等,希望能得到专业的解答。
张凯执业律师
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现金日记账是用于记录企业现金收支情况的重要会计账簿,采用订本式账簿能保证账簿记录的安全性和完整性。在填写现金日记账采用订本式账簿时,有以下几个方面需要特别注意:


首先是启用时的注意事项。订本式账簿在启用时,应在账簿扉页上详细填列“账簿启用和经管人员一览表”,这就像是给账簿办一个“身份证”。其中要包含单位名称、账簿名称、账簿编号、起止页数、启用日期、单位负责人、会计主管人员姓名,并加盖公章。同时,经管人员更换时,也要在表中注明交接日期、接办人员和监交人员姓名,并由交接双方人员签名或盖章,这样可以明确责任,保证账簿记录的连续性和准确性。相关依据可参考《会计基础工作规范》第五十九条的规定。


其次是登记的要求。现金日记账必须逐日逐笔登记,就是说每发生一笔现金收支业务,都要及时记录,不能攒到一起再记。而且要按照业务发生的先后顺序,依次登记在账簿的相应栏次内。登记时,要使用蓝黑墨水或碳素墨水书写,不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。这是因为蓝黑墨水和碳素墨水的字迹保存时间长,不易褪色,能保证账簿记录的持久性。依据《会计基础工作规范》第六十条规定,登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。


再者是金额的填写。在填写金额时,要准确无误,角分位应填写完整,不能省略。如果金额为零,应在角分位上写“00”。摘要栏要简明扼要地说明经济业务的内容,让人一看就明白这笔收支是怎么回事。同时,要注意借贷方向的填写,现金收入记在借方,现金支出记在贷方。每笔业务登记完毕后,要及时结出余额,余额的计算公式为:上日余额 + 本日收入 - 本日支出 = 本日余额。这一要求同样遵循了《会计基础工作规范》中关于账簿登记的相关规定。


另外,对于错误的更正。如果在登记过程中出现错误,不能随意涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹。应当根据错误的性质和发现时间,采用正确的更正方法。如果是记账凭证错误导致的账簿记录错误,应先更正记账凭证,然后再根据更正后的记账凭证登记账簿;如果是单纯的账簿记录错误,可采用划线更正法,即将错误的文字或者数字划红线注销,但必须使原有字迹仍可辨认,然后在划线上方填写正确的文字或者数字,并由记账人员在更正处盖章。这在《会计基础工作规范》第六十二条中有明确规定。


最后是结账的处理。每日终了,应分别计算现金收入和支出的合计数,结出余额,同时将余额与库存现金实有数核对,做到账款相符。每月终了,要在本月最后一笔经济业务记录下面划一通栏单红线,结出本月发生额和余额,在摘要栏内注明“本月合计”字样,然后在下面再划一通栏单红线。年度终了结账时,要在摘要栏内注明“本年合计”字样,并在全年发生额下面划通栏双红线。这些结账方法有助于清晰地反映企业现金的收支和结存情况,为企业的财务管理提供准确的信息。依据《会计基础工作规范》第六十四条规定,各单位应当按照规定定期结账。


总之,在填写现金日记账采用订本式账簿时,要严格按照相关的会计法规和制度要求进行操作,确保账簿记录的真实、准确、完整。

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