违约金告知函应该怎么写？

违约金告知函是在合同一方出现违约行为时，另一方为了维护自身权益，向违约方发出的要求其支付违约金的书面文件。下面为您详细介绍其写作方法。

首先是标题，一般直接写“违约金告知函”，让对方一眼就能知道这份函件的主要内容。

然后是函件编号和日期。编号可以方便自己对函件进行管理和查询，日期则明确了发函的时间。

接下来是正文部分。正文开头需要顶格写清楚收函方的全称，明确告知函是发给谁的。

正文的第一段，要说明发函的依据，也就是双方签订的合同情况。比如详细说明合同的名称、编号、签订时间等信息，让对方清楚是哪一份合同产生了违约问题。依据《中华人民共和国民法典》第四百六十九条规定，当事人订立合同，可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。这里的合同就是我们发函主张违约金的基础。

第二段要阐述违约事实。具体说明违约方在合同履行过程中哪些行为违反了合同约定。比如约定的交货时间是某一天，但对方延迟交付了；或者约定的产品质量标准是怎样的，而对方交付的产品不符合该标准等。描述要客观、准确，有事实依据。

第三段明确指出违约方的行为违反了合同中的哪一条款。例如合同中约定“若一方未能在规定时间内交付货物，应承担违约金责任”，就把这一条款清晰地列出来。同时，依据《中华人民共和国民法典》第五百七十七条规定，当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。违约金就是违约责任的一种常见形式。

第四段说明违约金的计算方式和具体金额。计算方式要按照合同约定来，如果合同没有约定，可以根据实际损失等合理确定。比如合同约定违约金按照未履行部分金额的一定比例计算，那就把计算过程写清楚，得出具体的违约金金额。

最后一段要给出明确的要求和期限。要求违约方在一定的时间内（比如收到函件后的多少天内）支付违约金到指定的账户，并提供账户信息。同时可以表明，如果违约方未在规定期限内支付违约金，将采取进一步的法律措施，如提起诉讼等。

正文结束后，另起一行写“特此函告”。然后在右下角写上发函方的全称，并加盖公章，最后标注发函日期。

在撰写违约金告知函时，语言要正式、规范、简洁明了，避免使用模糊或带有攻击性的语言。内容要基于事实和合同约定，确保有充分的法律依据。这样一份完整、规范的违约金告知函才能更好地维护自己的合法权益。