收到采购员交来供应商的发票后该怎么做?

我是公司财务,今天采购员交给我供应商开的发票。我不太清楚接下来要做哪些事,也不知道有哪些流程和注意事项。怕处理不好会给公司带来麻烦,想了解一下收到这种发票后正确的处理方式是什么。
张凯执业律师
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当收到采购员交来供应商的发票后,需要按照一定的流程和规定进行处理。以下为您详细介绍:


首先,要对发票进行审核。审核内容主要包括发票的真实性、合法性和完整性。真实性就是要确定这张发票不是伪造的,可以通过国家税务总局的发票查验平台进行查验。合法性指的是发票的开具要符合《中华人民共和国发票管理办法》等相关法律法规的规定,比如发票的内容不能有虚假记载,开票方要具有合法的开票资格等。完整性是说发票上的各项信息要填写齐全,比如购买方和销售方的名称、纳税人识别号、地址、电话,发票的项目、数量、金额等。依据《中华人民共和国发票管理办法》第二十一条规定,不符合规定的发票,不得作为财务报销凭证,任何单位和个人有权拒收。


其次,进行账务处理。如果审核通过,就需要根据发票的内容进行相应的账务记录。比如,如果是采购原材料的发票,要借记“原材料”科目,贷记“应付账款”等科目;如果是费用类发票,就借记相关的费用科目,贷记“库存现金”或“银行存款”等科目。这一步是为了准确记录公司的经济业务,反映公司的财务状况,依据是《企业会计准则》,它规范了企业的会计核算和账务处理。


然后,要进行税务处理。对于增值税专用发票,需要在规定的时间内进行认证抵扣。一般来说,自发票开具之日起360天内要进行认证。认证的方式有网上认证、到税务机关办税服务厅认证等。通过认证后,就可以按照规定抵扣进项税额。这是根据《中华人民共和国增值税暂行条例》等相关规定执行的,合理的进项税额抵扣可以降低企业的增值税税负。


最后,要妥善保管发票。发票是重要的会计凭证和税务资料,要按照规定的期限进行保存。根据《会计档案管理办法》的规定,原始凭证的保管期限一般为30年。妥善保管发票可以以备税务机关等部门的检查,也可以在发生经济纠纷时作为证据使用。

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