发票报销该如何做账？

发票报销做账是企业财务管理中的重要环节，它涉及到准确记录企业的各项支出，确保财务数据的真实性和合规性。下面将详细介绍发票报销做账的相关内容。

首先，我们需要明确几个重要的概念。会计分录是指对某项经济业务标明其应借应贷账户及其金额的记录，简单来说，就是用会计语言记录企业的每一笔经济交易。原始凭证则是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证，发票就是典型的原始凭证。记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以分类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。

当员工进行发票报销时，第一步是审核发票的真实性和合规性。这是非常关键的一步，因为只有合法有效的发票才能进行报销做账。根据《中华人民共和国发票管理办法》第二十一条规定，不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。审核内容包括发票的开具日期、发票号码、购买方和销售方信息、商品或服务名称、金额等是否准确无误，发票是否加盖了销售方的发票专用章等。如果发现发票存在问题，如发票内容与实际业务不符、发票金额大小写不一致等，应及时与员工沟通，要求其更换或补充合法有效的发票。

审核通过后，接下来就是编制会计分录。会计分录的编制需要根据发票所涉及的经济业务内容来确定。不同类型的发票报销，对应的会计科目也不同。以下是一些常见的情况：

对于办公用品发票报销，一般借记“管理费用 - 办公费”科目，贷记“库存现金”或“银行存款”科目。这是因为办公用品是企业日常经营管理中所消耗的物资，属于管理费用的范畴。例如，企业购买了一批办公用品，花费了 500 元，用现金支付，会计分录为：借：管理费用 - 办公费 500 贷：库存现金 500。

差旅费发票报销相对复杂一些。差旅费包括员工因公出差期间的交通费、住宿费、餐饮费等。一般来说，交通费和住宿费可以全额报销，而餐饮费可能会有一定的标准限制。对于差旅费报销，借记“管理费用 - 差旅费”科目，贷记“库存现金”或“银行存款”科目。假设员工出差回来报销差旅费，其中交通费 800 元，住宿费 1200 元，共计 2000 元，用现金支付，会计分录为：借：管理费用 - 差旅费 2000 贷：库存现金 2000。

业务招待费发票报销，按照规定，企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的 60%扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的 5‰。在做账时，借记“管理费用 - 业务招待费”科目，贷记“库存现金”或“银行存款”科目。例如，企业为了拓展业务，招待客户花费了 1000 元，用银行存款支付，会计分录为：借：管理费用 - 业务招待费 1000 贷：银行存款 1000。

编制好会计分录后，需要根据会计分录填制记账凭证。记账凭证上应填写日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额等内容，并附上相应的原始凭证，即发票。记账凭证的填写要准确、清晰，以便后续的审核和记账工作。

最后，将记账凭证登记到相关的账簿中。一般来说，企业会设置总账和明细账。总账是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。明细账则是根据明细分类科目开设账户，用来分类登记某一类经济业务，提供明细核算资料的分类账簿。登记账簿时，要按照记账凭证上的内容逐笔登记，确保账目的准确性和完整性。

总之，发票报销做账需要严格按照相关法律法规和企业的财务制度进行操作，确保每一个环节都准确无误，这样才能保证企业财务信息的真实性和可靠性，为企业的经营决策提供有力的支持。