在发票报销中,应该如何应对常见的违规手段呢?

在公司日常报销中,经常遇到发票报销违规的情况,比如用非正规票据报销等,导致财务审核困难,还可能带来税务风险。想了解针对这些常见违规手段,具体有哪些有效的应对方法,怎样能确保报销流程的合规性。
张凯执业律师
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在发票报销中,常见的违规手段及应对方法如下:


**一、使用非正规票据报销**

这种情况比如用酒店饭店的就餐菜单代替餐饮业发票报销招待费。应对时,财务人员应加强对票据的审核,熟悉正规发票的特征和开具要求。根据《中华人民共和国发票管理办法》规定,发票应当由税务机关统一印制,未经税务机关指定,不得擅自印制发票。所以,在审核时要查看发票是否有税务监制章等必要标识,对于不符合规定的票据坚决不予报销。


**二、使用他人发票报销**

一些新成立或未注册的公司可能会使用其他企业的发票报销。遇到这种情况,可通过网络查询开具发票单位同领用发票单位是否一致,若不一致就是转借发票行为。依据相关法规,转借发票是违法行为。对此,企业可以建立发票查询和验证机制,要求报销人员提供发票的相关信息,如发票代码、号码等,通过税务机关的官方网站进行查询验证,确保发票的真实性和合法性。


**三、不按规定用途使用发票**

例如用服务业发票结算建设安装工程款。企业要明确各类发票的使用范围,财务人员在审核时,需检查发票内容与实际业务是否相符。根据发票管理的相关规定,发票应按照规定的用途和范围使用。如果发现发票用途不符,应要求报销人员提供合理的解释和证明材料,无法提供的则不予报销。


**四、使用阴阳发票报销**

即收取发票单位的报销金额同出具发票单位的发票金额不一致。可以通过到网上查询税务局网站来查看是否存在金额不符情况。为应对这种违规手段,企业可以加强与税务机关的沟通与协作,及时了解发票的真伪和相关信息。同时,建立内部监督机制,对发票报销进行定期或不定期的检查,发现问题及时处理。

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