公司报销配额该如何做账？

在公司财务管理中，对于报销配额的做账是一项重要且需要严谨对待的工作。下面将详细介绍公司报销配额做账的相关内容。

首先，我们需要明确几个基本概念。报销配额是公司为了控制费用支出，给员工设定的在一定时期内可以报销费用的额度。而做账，简单来说，就是把公司发生的各项经济业务用会计的方法记录下来。

从会计处理流程来看，当员工发生费用支出并进行报销时，会涉及到不同的情况。如果员工的报销金额在报销配额之内，账务处理相对常规。一般来说，根据费用的性质，会分别计入不同的会计科目。例如，员工因业务出差产生的差旅费报销，会借记“管理费用 - 差旅费”（如果是管理人员出差）或者“销售费用 - 差旅费”（如果是销售人员出差）等科目，贷记“库存现金”或者“银行存款”，这表示公司的费用增加了，同时现金或者银行存款减少了。这里依据的是《企业会计准则》中关于费用确认和计量的规定，企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出，应当确认为费用。

对于报销配额的控制，在账务处理上也有相应体现。公司需要设置专门的台账来记录每个员工的报销配额使用情况。比如，可以在Excel表格中记录员工姓名、报销配额总额、已使用额度、剩余额度等信息。在员工每次报销时，先查询台账，确认其是否还有剩余的报销额度。如果有，再进行正常的账务处理；如果超出了报销配额，可能需要根据公司的具体规定进行处理。

当出现员工报销金额超出报销配额的情况时，处理方式就会比较复杂。一种常见的做法是，超出部分不予报销，员工自行承担。在账务处理上，只对在报销配额内的金额进行记账。例如，某员工的差旅费报销配额是5000元，他实际报销了6000元，那么账务处理时只对5000元进行相应的费用记录，借记“管理费用 - 差旅费”5000元，贷记“库存现金”5000元。另外1000元不进行账务处理。

还有一种情况，如果公司允许超出部分在一定条件下报销，比如经过特殊审批后可以报销超出部分。那么在账务处理上，对于超出部分同样要按照费用的性质计入相应科目，但可能需要在记账凭证上注明特殊审批的情况。这是为了保证财务信息的真实性和可追溯性。

在凭证处理方面，员工报销时需要提供合法有效的原始凭证，如发票等。会计人员要对这些原始凭证进行审核，确保其符合公司的报销规定和税务要求。审核无误后，根据原始凭证编制记账凭证。记账凭证上要详细记录经济业务的内容、会计科目、金额等信息。同时，要将原始凭证附在记账凭证后面，作为记账的依据。这是遵循《会计基础工作规范》中关于会计凭证的规定，保证会计核算的准确性和合法性。

此外，对于报销配额的做账还需要考虑税务问题。根据税法规定，企业发生的与生产经营活动有关的合理的费用支出，可以在企业所得税前扣除。因此，公司在做账时要确保报销的费用符合税法规定，取得合法有效的发票等扣除凭证。否则，可能会面临税务风险，导致企业所得税纳税调整。

总之，公司报销配额的做账需要综合考虑费用的性质、报销配额的控制、凭证处理以及税务等多方面因素。严格按照相关的会计准则和法规进行操作，才能保证公司财务信息的准确和合规。