一、定额备用金核算的科目设置
企业在进行定额备用金核算时，需要根据自身的实际情况设置相应的会计科目。如果企业有内部周转使用备用金的，可以单独设置“备用金”科目进行核算。若企业不单独设置“备用金”科目，则可以用“其他应收款——备用金”科目来核算。例如，某小型企业考虑到业务规模较小，未单独设置“备用金”科目，在核算备用金时，就通过“其他应收款——备用金”科目来记录相关收支。
二、定额备用金设立时的核算
当备用金使用部门第一次领款时，需要进行相应的账务处理。假设某公司销售部门需要设立定额备用金10000元，财务部门以现金形式拨付。如果该公司单独设置了“备用金”科目，那么会计分录为： 借：备用金——销售部门 10000 贷：库存现金 10000 若该公司是通过“其他应收款——备用金”科目核算，会计分录则为： 借：其他应收款——备用金（销售部门） 10000 贷：库存现金 10000
三、日常使用中的核算
在定额备用金的日常使用过程中，使用部门会发生各种费用支出。比如，销售部门用备用金购买办公用品花费2000元。由于定额备用金在报销时是补足备用金定额，所以报销时的会计分录为（假设通过“备用金”科目核算）： 借：管理费用——办公用品 2000 贷：库存现金 2000
四、实际案例分析
甲公司为了方便各部门日常零星支出的需要， 对各部门实行定额备用金制度。行政部门的定额备用金核定为8000元，以现金形式拨付。行政部门在一段时间内陆续发生了一些费用支出，如购买办公文具1500元、支付快递费800元等，累计支出2300元。
- 设立定额备用金时： 借：备用金——行政部门 8000 贷：库存现金 8000
- 行政部门报销费用时： 借：管理费用——办公费 1500 管理费用——快递费 800 贷：库存现金 2300
五、法律建议
- 建立健全的备用金管理制度：企业应明确备用金的使用范围、审批流程、报销制度等，确保备用金的使用合法、合规、合理。例如，规定备用金只能用于日常零星支出，超过一定金额的支出必须通过正常的财务审批流程。
- 加强对备用金的监督和检查：定期对备用金的使用情况进行检查，防止备用金被挪用、侵占等情况的发生。如每月末对各部门的备用金使用情况进行盘点和核对。
- 做好会计核算和记录工作：严格按照会计制度的要求进行备用金的核算和记录，确保会计信息的真实、准确、完整。每一笔备用金的收支都要有相应的凭证和记录。