在日常生活中，房屋租赁合同纠纷并不少见。当面临此类纠纷时，准备充分的材料和证据对于维护自身合法权益至关重要。以下将详细介绍需要准备的材料和证据，并结合实际案例进行说明，同时提供一些实用的法律建议。
一、准备的材料和证据
（一）民事起诉状
向法院提交起诉状一份，并按被告人数提供副本。起诉状应明确写明原告和被告的基本信息、诉讼请求、事实和理由等内容。例如，原告请求被告支付拖欠的租金及违约金，就需要在起诉状中清晰阐述租赁的具体情况、被告拖欠租金的事实以及依据合同约定应支付违约金的理由。
（二）证明当事人主体适格的材料
- 原告为自然人：应提交身份证明，如身份证。比如，小李将自己的房屋出租给小张，后因租金支付问题产生纠纷，小李作为原告起诉时，就需要提供自己的身份证。
- 原告为法人或其他经济组织：应提交主体登记资料，如工商营业执照副本、社团法人登记证等。法人或其他经济组织的名称在起诉时变更的，应提交变更登记的资料。例如，某公司将其名下的房产出租，后因承租人擅自改变房屋用途引发纠纷，该公司作为原告起诉时，需提供公司的工商营业执照副本。若公司名称在租赁期间发生了变更，还需提交变更登记的相关资料。
- 被告为法人或其他经济组织：起诉时应提交被告的法定代表人、住所的工商查询材料。法人或其他经济组织的名称在起诉时变更的，应提交变更登记的资料。
（三）证明房屋租赁合同关系成立的证据
- 证明房屋产权的证据：如房产证，这是证明房屋所有权归属的重要凭证。例如，小王出租自己的房屋给小赵，在发生纠纷时，小王需提供房产证来证明自己对该房屋享有合法的出租权。
- 租赁许可证及租赁登记证明：在一些地区，房屋租赁需要办理相关许可证和登记手续，这些证明文件可以作为租赁关系成立的有效证据。
- 证明转租合法性的证据：如果存在转租情况，需要提供原租赁合同中允许转租的条款或者取得出租人同意转租的书面证明等。例如，小陈从房东处租得房屋后，经房东书面同意将房屋转租给小孙，后因转租问题产生纠纷，小陈就需要提供房东同意转租的书面证明。
- 房屋租赁合同：这是租赁关系存在的直接证据，合同中应明确约定租赁双方的权利义务、租赁期限、租金及支付方式等重要条款。
（四）证明房屋租赁合同履行情况的证据
- 交付保证金或押金的证据：如收据、转账记录等。例如，小张向小李租房时支付了1000元押金，小李出具了收据，若后续发生纠纷，该收据就是证明押金交付的重要证据。
- 租金支付的证据：银行转账记录、收款收据等。比如，小赵通过银行转账的方式每月向小王支付租金，银行转账记录就可以作为租金支付的证据。
- 房屋交付及使用情况的证据：如交房时双方签署的房屋交接清单、房屋实际使用的照片、视频等。
二、实际案例分析
案例：甲公司将其名下的一处商业用房出租给乙公司，租赁期限为3年，合同约定乙公司应按季度支付租金。然而，在租赁了2年后，乙公司开始拖欠租金，经甲公司多次催告后仍未支付。甲公司决定向法院提起诉讼，要求乙公司支付拖欠的租金及违约金，并解除租赁合同。
分析：在这个案例中，甲公司需要准备的材料和证据如下：
- 民事起诉状：写明甲公司和乙公司的基本信息、诉讼请求（支付拖欠租金、违约金及解除合同）、事实和理由（乙公司拖欠租金的具体情况及依据合同约定应承担的责任）。
- 证明当事人主体适格的材料：甲公司需提供公司的工商营业执照副本，若公司名称在租赁期间有变更，还需提供变更登记资料；同时，需提供乙公司的法定代表人、住所的工商查询材料。
- 证明房屋租赁合同关系成立的证据：提供该商业用房的房产证，证明甲公司对房屋享有产权；提供双方签订的房屋租赁合同。
- 证明房屋租赁合同履行情况的证据：提供乙公司之前支付租金的银行转账记录，证明乙公司前期履行合同的情况；提供甲公司催告乙公司支付租金的书面通知及送达凭证，证明甲公司已履行催告义务。
三、法律建议
- 签订合同要谨慎：在签订房屋租赁合同时，应仔细审查合同条款，明确双方的权利义务、租金及支付方式、租赁期限、违约责任等重要内容，避免合同条款模糊不清导致纠纷。
- 保留相关证据：在租赁过程中，要注意保留各种证据，如租金支付凭证、房屋交接清单、维修记录等。这些证据在发生纠纷时将起到关键作用。
- 及时解决纠纷：一旦发生纠纷，应及时与对方协商解决，避免矛盾激化。如果协商不成，要及时向法院提起诉讼，注意诉讼时效的问题，以免丧失胜诉权。
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