发票复印件能否作为原始凭证?

我在整理财务资料时,发现有几张发票原件丢失了,只剩下复印件。我不清楚在财务记账和税务处理上,发票复印件能不能当作原始凭证来用。如果可以的话,需要满足什么条件呢?
张凯执业律师
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在一般情况下,原始凭证通常要求是原件,因为原件具有较高的证明力和真实性。不过,发票复印件在特定条件下是可以作为原始凭证的。


根据《会计基础工作规范》第五十五条规定,从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。


对于发票复印件作为原始凭证的情况,首先要确保复印件的来源合法、可靠,最好是由开具发票的单位提供,并加盖其公章。此外,还需要有相关的证明材料,以证明该业务的真实性和合法性。比如,有对应的合同、付款记录、物流单据等其他证据来佐证该笔业务。


在税务方面,根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》的规定,企业应当取得而未取得发票等外部凭证或者取得不合规外部凭证的,若支出真实且已实际发生,应当在当年度汇算清缴期结束前,要求对方补开、换开发票等外部凭证。补开、换开后的发票等外部凭证符合规定的,可以作为税前扣除凭证。如果因对方注销、撤销、依法被吊销营业执照、被税务机关认定为非正常户等特殊原因无法补开、换开发票等外部凭证的,可凭相关资料证实支出真实性后,其支出允许税前扣除。这里的相关资料就可能包含发票复印件以及其他证明业务真实性的材料。


所以,发票复印件在满足一定条件下,是可以作为原始凭证用于财务记账和税务处理的,但企业要做好相关的证明和资料留存工作。

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