公司档案存放具体有哪些相关规定和要求呢?

公司在档案存放方面存在不少困惑。比如不同类型公司档案该存放在哪里,是公司内部自行保管还是交给其他机构托管?档案存放过程中的安全、保密等问题该如何保障?还有在员工离职、入职等人员变动时,档案的转接又该遵循怎样的流程,希望能得到详细解答。
张凯执业律师
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公司档案存放涉及多方面规定和要求,具体如下:


首先,人事档案方面,一般私企不具备员工档案接收能力,通常会将其放在当地人才交流中心托管。而企业自建员工档案(员工入职私企后建档的),一般存放在私企的人事部门。


其次,从法律依据来看,原劳动部、国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》(劳力字(1992)33号)对企业职工档案管理作出规范,其执行范围是行政区域内的企业、个体经济组织和与之形成劳动关系的劳动者。该规定明确了企业职工档案管理的相关要求,以保障档案的妥善保管和有效利用。


再者,档案存放要注重隐私保护。相当一部分公司档案涉及个人隐私,在档案利用过程中,必须遵循相关法律规定,防止隐私泄露。


另外,在档案转移过程中,可能会出现学校将档案转移给之前签订单位但单位不接收,或者转移到其他地方等情况,这需要根据具体情况和相关规定来妥善处理。

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