定额备用金制度下报销备用金时该如何处理？

在了解定额备用金制度下报销备用金的处理方式之前，我们先明确一下什么是定额备用金制度。定额备用金是企业拨付给内部用款单位或职工个人作为零星开支的备用款项。企业会根据实际情况，为使用备用金的部门或个人核定一个固定的金额，供其周转使用。

当备用金使用人在定额备用金制度下进行备用金报销时，通常遵循以下处理步骤。首先是整理凭证。备用金使用人在完成相关业务支出后，需要收集和整理与支出相关的各种原始凭证，像发票、收据等。这些凭证必须真实、合法、有效，能够清晰反映支出的用途和金额。这一步是非常重要的，因为它是后续报销的依据。例如，员工出差使用备用金支付住宿费，就需要取得酒店开具的正规发票。

接着是填写报销单。整理好原始凭证后，备用金使用人要填写报销单。在报销单上，详细写明报销的金额、用途、日期等信息，并将原始凭证粘贴在报销单后面。填写时要确保信息准确无误，否则可能会影响报销的进度。

之后是审批流程。填写好报销单后，需要按照企业的规定进行审批。一般来说，会先由部门负责人审核，确认该笔支出是否合理、符合公司的相关规定。部门负责人审核通过后，再提交给财务部门进行审核。财务部门会对报销凭证的真实性、合法性以及金额的准确性进行审核。如果审核过程中发现问题，可能会要求备用金使用人补充资料或做出说明。

最后是报销和补足备用金。经过审批通过后，财务部门会根据报销金额进行支付。如果采用的是定额备用金制度，在报销后，财务部门会按照核定的定额补足备用金，以保证备用金使用人手中的备用金始终保持在定额水平。例如，企业核定某部门的备用金定额为 5000 元，该部门报销了 2000 元的费用，财务部门在审核通过后，会支付给该部门 2000 元，使其备用金再次达到 5000 元。

从法律依据上来看，《中华人民共和国会计法》规定，各单位必须根据实际发生的经济业务事项进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。任何单位不得以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算。在定额备用金报销过程中，整理原始凭证、填写报销单等操作都是为了保证会计核算的真实性和准确性，符合会计法的要求。同时，企业内部也会有相应的财务管理制度，对备用金的领取、使用和报销进行规范，备用金使用人和财务人员都需要严格按照这些制度执行。