建立备查账应该注意些什么？

备查账，全称为备查登记簿或辅助账簿，它是对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。它可以为企业的经营管理提供必要的参考资料。以下是建立备查账时需要注意的方面：

首先是设置依据。备查账并非每个企业都必须设置，而是应根据企业自身的管理需要来决定。例如，对于经营租入固定资产的企业，就需要设置“租入固定资产备查账”，详细登记租入固定资产的相关信息，像资产的名称、数量、租赁期等，以此方便企业对这些资产进行管理和监督。这种设置依据体现了会计核算的相关性原则，即会计信息要满足企业内部和外部使用者的需要。

其次是格式选择。备查账没有固定的格式要求，企业可以根据实际情况自行设计。不过，一般情况下，它通常采用活页式账簿。这是因为活页式账簿便于账页的添加和抽取。比如企业在业务发展过程中，可能会不断有新的事项需要记录在备查账中，活页式就可以方便地添加账页。同时，为了保证账簿的完整和安全，使用完毕后应装订成册，并妥善保管。

再者是登记方法。备查账的登记依据主要是相关的原始凭证和记账凭证。登记方式较为灵活，可以根据实际业务进行单式登记。以“应收票据备查簿”为例，企业在收到应收票据时，应在备查簿中逐笔登记票据的种类、号数、出票日期、票面金额、交易合同号和付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称、到期日期和利率等内容。票据到期结清票款或退票后，应在备查簿内逐笔注销。这种登记方法能够全面、及时地反映应收票据的情况。

最后是保管要求。虽然备查账是一种辅助账簿，但它对于企业的财务管理同样重要。企业应当像对待其他正式账簿一样，妥善保管备查账。保管期限应按照国家相关规定执行，一般情况下，企业和其他组织的会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。在保管过程中，要注意防止账簿的损坏、丢失等情况的发生，确保备查账所记录的信息完整、准确。

总之，建立备查账需要企业根据自身管理需求，选择合适的格式，按照正确的方法进行登记，并严格遵守保管要求，这样才能充分发挥备查账在企业财务管理中的作用。