档案的立卷日期与归档日期是怎样规定的?

我在整理公司档案时,不太清楚档案的立卷日期和归档日期到底怎么确定。不知道这两个日期有没有明确的法律规定,还是有行业通行的标准呢?我担心日期确定不准确会影响档案的管理和后续使用,所以想了解一下相关内容。
张凯执业律师
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档案的立卷日期和归档日期在档案管理领域有着重要的意义,它们受到相关法律法规和规范性文件的约束。下面分别来解释一下这两个概念以及相关的法律依据。


立卷日期指的是将文件材料按照一定的规则组合成案卷的时间。通常,立卷是根据文件的形成规律、特征和保存价值等因素,把相关的文件集中在一起,形成一个便于管理和查找的单位。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关规定中虽然没有直接明确规定立卷日期的具体确定方式,但一般来说,立卷日期应是完成立卷操作的实际日期。比如,档案管理人员在2025年2月对2024年度的文件进行整理、分类、装订等操作,最终完成立卷,那么立卷日期就可以填写为2025年2月。


归档日期则是指文件材料整理完毕后,移交给档案管理部门保存的时间。《中华人民共和国档案法》规定,机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定,定期向档案馆移交档案。对于归档日期,不同类型的单位和档案可能有不同的要求。一般机关文书档案要求在次年上半年完成归档,例如,2024年度的文件,通常应在2025年6月底前完成归档,那么归档日期就应填写实际移交档案的日期。企业档案的归档日期可能会根据企业自身的生产经营特点和档案管理要求来确定,但也需要遵循相关的档案管理规范。


总之,准确确定档案的立卷日期和归档日期,有助于保证档案管理的规范性和有效性,为后续的档案利用提供便利。

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