关于公司档案的相关知识有哪些?

我刚到一家公司负责行政工作,涉及档案管理这一块。之前没接触过,对公司档案完全不了解,想知道公司档案到底是什么,包括哪些类别,有什么作用,以及管理方面有什么要求和规范等,希望能有人详细说说。
张凯执业律师
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公司档案,也叫企业档案,是企业在生产经营和管理活动中形成的,对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。


公司档案作用重大。从企业自身来说,能为经营决策提供科学依据,比如财务类档案能帮助分析企业财务状况,辅助制定发展战略;人事类档案方便企业了解员工情况,进行合理的人员调配。从社会层面讲,通过企业档案查询,能了解对方企业全面信息,掌握行业动态,促进企业间良性竞争,维护市场规范诚信。


公司档案有多种分类。文书类档案涵盖党群工作、行政管理、经营管理等内容;生产管理类由行政事务、教育工作等构成;科技类档案包括产品、科研、基建等文字材料和图样材料;财务类档案有会计报表所附借据、分析报告等;人事类档案涉及职工招聘、履历等;电子类档案包含计算机磁带、磁盘等电子资料信息;声像类档案有照片、电影胶片、录音磁带等数据化信息 。


在档案管理方面,许多公司会制定档案管理制度。立卷归档范围包括上级机关颁发的法规政策,公司的请示报告、重大会议记录、往来文件合同、工作计划总结、技术资料等。归档程序上,有的公司实行“季度归档”及年度归档制度,由档案管理员向各部门主管收集原始资料,各部门需配合。不同活动形成的文件资料,分别由相关负责人指定专人积累整理后归档,各部门专用文件按密级确定是否归档,机密以上文件通常要按《保密制度》要求归档。


《中华人民共和国档案法》是档案管理的重要法律依据,它为档案管理提供了基本准则和规范,保障档案的安全、完整与合理利用,企业在档案管理过程中必须遵循该法规定,依法管理公司档案。总之,公司档案从定义、分类到管理,都有一套严谨的体系和规范。

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