公司签订的劳动合同应如何保管?
我在一家公司负责行政工作,现在涉及到劳动合同保管的事务。之前没处理过这类事情,不太清楚具体该怎么做。想了解一下公司签订的劳动合同到底该怎么保管,有什么具体要求和方法吗?
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公司签订的劳动合同保管需要遵循相关法律规定并采取妥善措施。 首先,从法律规定来讲,《劳动合同法》第十六条明确规定,劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份。这意味着公司不能独自占有所有劳动合同文本,要确保劳动者手中也有一份。同时,第五十条规定,用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本,至少保存二年备查。 其次,在保管措施方面,公司可以采取以下几种方法: 一是建立指定专人专管制度。也就是安排专门的人员负责劳动合同的保管工作,把劳动合同文本及时存放在指定的地点。并且要定期对劳动合同存档情况进行清理,仔细检查有没有遗漏或缺失的情况,及时查漏补缺。比如每月或每季度进行一次检查,确保所有劳动合同都在妥善保管之中。 二是建立实行劳动合同签收备案表制度。在这个表格里,要清楚地写明员工姓名、职务、劳动合同起止时间等基本内容。让员工签字确认后,再将这个表格妥善保管起来。这样做可以方便查询和管理,也能明确员工已经收到了自己的劳动合同。 三是如果发生劳动合同文本遗失的情况,公司应当与员工协商补签劳动合同文本。因为劳动合同是明确双方权利和义务的重要文件,遗失后补签能保障双方权益。 另外,《中华人民共和国档案法》第九条规定,机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案。所以公司从整体档案管理角度,也应该重视劳动合同的保管工作,将其纳入规范化管理流程。总之,公司妥善保管劳动合同不仅是遵守法律要求,也是维护自身和员工合法权益的需要。

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