员工离职后个人档案如何从原单位转出?

我刚从原单位离职,准备到新公司上班,听说档案得从原单位转出来。但我完全不清楚具体该怎么操作,想知道都需要走哪些流程,准备什么材料,希望能有人详细说说档案从原单位转出的相关事宜。
张凯执业律师
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员工离职后,个人档案从原单位转出一般按以下步骤进行:


首先,要确定档案存放位置。一般来说,在国有企业或者人事单位上班,会有专门的人事部门保管员工档案;若是一般企业,档案通常由企业统一存放至单位所在地的人才交流服务中心进行托管 。你可以直接联系原单位的人事部门,询问档案具体存放位置。若档案在人才市场,可能需提供一些个人信息以便查询。


其次,提交转档申请。向原单位的人事部门提交书面的档案转出申请,说明转出的原因和目的。


然后,准备相关材料。常见的材料有身份证复印件、离职证明、新单位的接收函等。不过具体要求,要根据单位或人才市场的规定来准备。比如档案由单位委托代理的人员需提供解除合同书等离职证明材料;正式就业的事业单位辞职、辞退人员档案转出,需提供辞职、辞退证明材料;研究生考试录取人员须提供研究生招生办出具的调档函 。


接着,办理转档手续。携带所有准备好的材料,前往档案所在地办理转档手续。有些情况下,可能需要新单位的人事部门协助完成。


最后,档案寄送。档案转出后,通常会通过邮寄的方式发送到新单位。你要确保提供正确的邮寄地址,并跟踪档案的寄送状态。


相关法律规定,档案在自己手里属于无效档案,任何单位都不得接收,所以档案千万不要放在自己手里,更不能私自拆开。根据档案转递规定,进行个人档案转出时必须由单位派专人送取,不能通过邮寄或本人自己携带;对于转出的档案,人才交流服务中心要统一登记,并密封保存;人才交流服务中心对于转出的档案不得扣留,必须一次性全部转出;新的接收单位在审核无误后,应签署回执单,并立即退回。

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