发票没收到出纳该怎么处理?

我是公司的出纳,在办理业务的时候钱已经付出去了,但是发票一直没收到。我现在不知道该怎么处理这种情况,是先记账还是等发票到了再记?后续要是发票一直不来又该怎么办呢?
张凯执业律师
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当出纳遇到发票没收到的情况,需要按照不同的业务场景,采用合理的方式处理,同时遵循相关的会计准则和税收法规。以下是具体的处理办法:


### 预付款项业务

在预付款项的业务里,企业先把款项支付出去,但还没收到发票。在支付款项时,出纳要根据付款凭证,借记“预付账款”,贷记“银行存款”等科目。例如,A公司向B供应商预付了10万元货款,付款时,A公司出纳应做如下分录:借记“预付账款 - B供应商”10万元,贷记“银行存款”10万元。依据是《企业会计准则第22号——金融工具确认和计量》,预付账款属于企业的资产,要按实际发生额入账。等收到发票后,再根据发票内容进行相应的账务处理。


### 费用支出业务

在费用支出业务中,企业已经发生了费用,但发票未到。在支出款项时,出纳可先根据付款凭证和相关审批单据,借记“其他应收款”,贷记“库存现金”或“银行存款”等科目。比如,员工小张预支了5000元差旅费,出纳付款时,应借记“其他应收款 - 小张”5000元,贷记“库存现金”5000元。这符合《企业会计准则——基本准则》中关于资产和费用确认的规定。等员工拿发票来报销时,再冲减“其他应收款”。


### 发票长期未收到的处理

要是发票长期未收到,出纳要及时与业务部门沟通,催促对方开具发票。如果确定无法取得发票,要按照企业内部的管理制度,由相关责任人提供情况说明,并经过审批后进行账务处理。在税务处理上,没有发票的费用支出,在企业所得税汇算清缴时,一般不能税前扣除。依据是《企业所得税税前扣除凭证管理办法》,企业发生支出,应取得税前扣除凭证,作为计算企业所得税应纳税所得额时扣除相关支出的依据。


总之,出纳在处理发票未收到的情况时,要严格按照会计准则和税收法规进行账务处理和税务处理,同时加强与业务部门的沟通协调,确保企业财务信息的准确性和合规性。

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