什么时候应该写付款单？

付款单是一种记录款项支付情况的单据，它在经济活动中起着重要的作用，能够证明付款行为的发生和相关信息。在法律层面，虽然并没有明确统一规定具体什么时候必须写付款单，但依据一般的财务制度和交易习惯，存在一些常见的填写时间节点。

当双方签订合同，并约定了预付款的情况时，在支付预付款前，通常就需要填写付款单。这是因为预付款是交易开始阶段预先支付的款项，填写付款单可以清晰记录预付款的金额、支付对象、支付用途等信息，方便后续的财务核算和管理。根据《中华人民共和国民法典》中关于合同履行的规定，当事人应当按照约定全面履行自己的义务。付款单可以作为履行预付款支付义务的一个凭证，证明付款方按照合同约定进行了款项支付。

在货物交付或者服务完成后，经双方确认无误，此时需要支付相应款项，也应当填写付款单。比如在采购货物的交易中，当货物验收合格后，企业需要向供应商支付货款，这时填写付款单能够明确支付的是该笔货物的款项，并且记录下交易的具体细节。这也符合《民法典》中关于买卖合同、服务合同等相关规定，在卖方交付货物或提供服务后，买方有支付价款的义务，付款单可以作为支付价款的一个操作流程和证明文件。

还有一种情况是在费用报销时，员工将相关费用单据整理好申请报销，财务部门审核通过后支付报销款项，这个时候也需要填写付款单。这是为了规范企业内部的费用报销流程，明确费用的支出情况。虽然在《民法典》中没有直接针对企业内部费用报销付款单的规定，但依据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，企业应当建立健全内部财务管理制度，付款单作为一种财务凭证，有助于保证财务信息的真实性、准确性和完整性。

总之，写付款单的时间要根据具体的交易情形和企业的财务制度来确定，关键是要确保付款单能够准确反映款项支付的实际情况，为企业的财务管理和交易记录提供有效的支持。