用人单位能否以证据只保留二年进行抗辩?

我和单位发生劳动纠纷,涉及几年前的工作证据,单位说证据只保留两年,其他的都没了,想用这个理由抗辩。我想知道单位这样做在法律上可行吗?我该怎么应对这种情况?
张凯执业律师
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在劳动争议的处理中,用人单位是否可以以证据只保留二年进行抗辩,需要结合具体的法律规定和实际情况来判断。


首先,关于用人单位证据保留期限,《劳动保障监察条例》第二十条规定,违反劳动保障法律、法规或者规章的行为在2年内未被劳动保障行政部门发现,也未被举报、投诉的,劳动保障行政部门不再查处。这里的2年期限,是从违反劳动保障法律、法规或者规章的行为发生之日起计算;如果行为有连续或者继续状态的,从行为终了之日起计算。此条规定一定程度上反映了劳动保障监察层面对于时间期限的要求。


不过,在劳动争议仲裁和诉讼中,情况有所不同。根据《工资支付暂行规定》第六条规定,用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字,并保存两年以上备查。用人单位在支付工资时应向劳动者提供一份其个人的工资清单。也就是说,对于工资支付记录等证据,用人单位有义务保存两年以上。如果涉及工资支付等方面的争议,用人单位以证据只保留两年进行抗辩,在两年期限内是难以得到支持的,因为其有保存证据的法定义务。


而对于其他类型的证据,目前法律并未统一规定统一的保存期限。在这种情况下,用人单位是否要承担举证不能的责任,要根据具体的举证责任分配规则来判断。根据《劳动争议调解仲裁法》第六条规定,发生劳动争议,当事人对自己提出的主张,有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的,用人单位应当提供;用人单位不提供的,应当承担不利后果。如果该证据是由用人单位掌握管理的,即便其以只保留两年为由不提供,仲裁委或法院也可能会根据该规定要求用人单位承担不利后果。


综上所述,用人单位单纯以证据只保留二年进行抗辩,并不一定能得到法律的支持,要根据具体的证据类型以及举证责任的分配来综合判断。

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