财务把存根联拿给支部后应该如何管理?

公司财务把存根联交给了支部,我不太清楚之后支部在管理这些存根联时需要遵循什么规则和流程,也不知道有哪些要点需要注意,担心管理不当会带来法律风险,想了解下正确的管理方式。
张凯执业律师
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存根联通常是指在经济活动中,开具发票、收据等凭证时留存备查的那一联。在财务把存根联拿给支部后,其管理需要遵循一定的规则和流程。


首先,在交接环节,要做好详细的交接记录。这就好比两个人传递物品时要写个清单,明确存根联的数量、种类、所属期间等信息,并且双方签字确认。比如,在交接发票存根联时,要记录清楚发票的起止号码、开票日期范围等。这样做是为了避免后续出现存根联数量不符或者责任不清的情况。依据《中华人民共和国发票管理办法》规定,开具发票的单位和个人应当按照税务机关的规定存放和保管发票,不得擅自损毁。已经开具的发票存根联和发票登记簿,应当保存5年。保存期满,报经税务机关查验后销毁。


其次,支部要指定专人负责存根联的保管工作。这个专人就像存根联的“守护者”,要确保存根联的安全。存放存根联的地方要安全、干燥、防火、防潮、防虫,避免存根联因为自然因素或者人为破坏而损坏。比如,可以使用专门的文件柜来存放存根联,并对文件柜进行定期检查。


再者,对于存根联的查阅和使用,要建立严格的审批制度。如果有人需要查阅存根联,必须经过相关负责人的批准,并且要做好查阅记录,记录查阅人、查阅时间、查阅目的等信息。这是为了保证存根联的使用规范,防止信息泄露。


最后,在存根联保存期满后,不能随意销毁。要按照规定报经税务机关查验后,在税务机关的监督下进行销毁。这是确保整个存根联管理流程合法合规的重要环节。

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