公司使用员工车辆时费用该如何报销？

在公司使用员工车辆并涉及费用报销的问题上，我们需要从多个方面来进行分析。

首先，从法律关系角度来看，当公司使用员工车辆时，这实际上形成了一种借用或者租赁的关系。如果是借用，公司有义务承担因使用车辆而产生的合理费用；如果是租赁，那就需要按照双方约定的租赁条款来处理费用问题。

在费用报销方面，我们要明确哪些费用是合理且应该报销的。一般来说，常见的可报销费用包括油费、过路费、停车费等与车辆使用直接相关的费用。这些费用必须是为了公司的业务活动而产生的。例如，员工开车去见客户、去供应商处取货等过程中产生的费用。

对于费用报销的标准，虽然法律没有统一的硬性规定，但通常要遵循合理性和必要性原则。合理性是指费用的金额要与实际的使用情况相符，不能出现过度消费或者不合理的开支。必要性是指这些费用是完成公司业务所必需的。比如，选择合适的路线以控制油费和过路费，避免不必要的绕路或者选择过高档的停车场。

在实际操作中，为了规范费用报销流程，公司和员工最好签订相关的协议。协议中应明确费用报销的范围、标准、流程等内容。这样可以避免日后产生纠纷。例如，协议可以规定员工需要提供正规的发票作为报销凭证，并且要在一定的时间内进行报销申请。

从法律依据方面来看，根据《中华人民共和国民法典》中的相关规定，当事人应当按照约定全面履行自己的义务。如果公司和员工之间有关于车辆使用和费用报销的约定，双方都应当遵守。同时，根据《中华人民共和国发票管理办法》，企业在进行费用报销时，应当取得合法有效的发票作为记账凭证。所以，员工在产生费用后，要及时取得正规发票，以便顺利报销。

综上所述，公司使用员工车辆的费用报销需要公司和员工通过协议明确相关事宜，遵循合理性和必要性原则，并按照规定取得合法有效的报销凭证。这样既能保障员工的合法权益，也能使公司的财务管理更加规范。