档案跟工作地点不在一个城市,外调怎么办?

我的档案存放在老家城市,但我在另一个城市工作。现在单位需要对我的档案进行外调,我完全不知道该怎么处理。我不清楚要走哪些流程,需要准备什么材料,也不知道是单位去办还是我自己去办。希望了解一下具体该怎么做。
张凯执业律师
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档案外调,通俗来讲,就是当工作单位需要查阅、调取你存放在其他地方的档案时所进行的一系列操作。在档案跟工作地点不在一个城市的情况下,下面为你详细介绍外调的流程及要点。


首先,明确外调的主体。一般来说,档案外调可以由单位出面办理,也可以由个人申请办理。通常,正规单位会有专门的人事部门负责员工档案的相关事宜,这种情况下单位会安排专人去处理外调。如果单位不负责,个人也可以自行申请外调。


接着,就是开具调档函。调档函是外调档案的重要凭证,相当于一份“调档许可”。如果是单位办理,由单位的人事部门根据规定开具调档函,调档函上会详细写明调档的原因、调往单位的信息等内容。要是个人办理,需要携带本人身份证、工作证明等材料到工作单位所在地的人才交流中心或相关档案管理部门申请开具调档函。


然后,前往档案存放地办理调档手续。携带调档函到档案存放的城市,找到档案管理机构,如人才市场、档案局等。档案管理机构在审核调档函无误后,会根据规定对档案进行整理、密封,并通过机要通道或规定的方式将档案寄往工作单位或指定的档案接收地点。这里要注意,档案的传递必须通过正规的渠道,个人不能自行携带档案,否则档案可能会被视为无效。


最后,接收档案。工作单位或指定的档案接收地点在收到档案后,会进行核对和登记。如果档案有缺失或其他问题,需要及时与档案原存放地沟通解决。


依据《流动人员人事档案管理服务规定》,流动人员人事档案管理实行集中统一、归口管理的体制,主管部门政府人力资源社会保障部门,接受同级党委组织部门的监督和指导。档案的外调、转递等工作都要严格按照规定的程序进行,以确保档案的真实性、完整性和安全性。

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