企业购买材料收据不可以入账吗?为什么?

我开了家小公司,最近采购材料时,有些供应商只给了收据。我想把这些采购费用入账,但有人说收据不能入账。我不太明白,想知道企业购买材料的收据到底能不能入账,为什么会有这样的规定呢?
张凯执业律师
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在企业财务管理中,企业购买材料的收据能否入账需要分情况来看。


首先,我们来理解一下“入账”这个概念。入账就是把经济业务记录到企业的会计账簿中,这样能准确反映企业的财务状况和经营成果。通常来说,合法有效的原始凭证是入账的依据,而发票就是最常见的合法原始凭证。


根据《中华人民共和国税收征收管理法》第十九条规定,纳税人、扣缴义务人按照有关法律、行政法规和国务院财政、税务主管部门的规定设置账簿,根据合法、有效凭证记账,进行核算。《中华人民共和国发票管理办法》第二十条也规定,所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项,应当向收款方取得发票。取得发票时,不得要求变更品名和金额。从这些规定可以看出,发票才是符合规定的入账凭证。


不过,收据在特定情况下也是可以入账的。比如,企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目,对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人,其支出以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证,收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。小额零星经营业务的判断标准是个人从事应税项目经营业务的销售额不超过增值税相关政策规定的起征点。另外,如果是企业与企业之间的非经营活动,像支付的违约金、赔偿款等,取得的收据也可以入账。


所以,企业购买材料的收据不一定都不能入账,但为了保证财务处理的合规性和税务扣除的合法性,尽量取得合法有效的发票作为入账凭证。如果只能取得收据,要判断是否符合上述可以入账的特殊情况。

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