电子章需要进行备案登记吗?

我公司最近打算使用电子章来处理一些文件签署事务,但是不太清楚电子章在使用上和传统印章是不是一样,需不需要去相关部门进行备案登记呢?不备案会不会有什么法律风险?希望了解这方面的规定。
张凯执业律师
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电子章是否需要备案登记,需要分情况来看。


首先,我们来了解一下电子章的概念。电子章是以密码技术为核心,将数字证书、签名密钥与实物印章图像有效绑定,用于实现各类电子文档完整性、真实性和不可抵赖性的图形化电子签名。它并不是简单的印章图片,而是具备法律效力的电子签名形式。


在法律依据方面,《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》明确了传统印章的刻制、使用和管理要求。虽然该规定主要针对实物印章,但对于电子章也有一定的指导意义。同时,《中华人民共和国电子签名法》是规范电子签名和电子印章的重要法律。根据该法第十三条,电子签名同时符合“电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;签署后对电子签名的任何改动能够被发现;签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现”等条件的,视为可靠的电子签名。第十四条规定,可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。


对于涉及到公共事务、金融交易等领域的电子章,通常是需要备案登记的。因为这些领域的交易和业务往往涉及到较大的利益关系和公共安全,备案登记可以便于监管部门进行管理和监督,保障交易的安全和合法性。例如,企业在银行开户使用电子章进行相关业务操作时,银行通常会要求企业对电子章进行备案,以确保业务的真实性和可追溯性。


然而,对于一些企业内部使用的、不涉及对外公共事务和重大交易的电子章,目前并没有强制性的备案登记要求。但企业自身为了规范管理和防范风险,也可以选择进行内部备案,明确电子章的使用范围、权限和责任人等。


如果应该备案而未备案,可能会面临一定的法律风险。一方面,在发生纠纷时,未备案的电子章可能会影响其证据效力,法院或仲裁机构可能会对其真实性和合法性产生质疑。另一方面,根据相关法规,可能会面临行政处罚等后果。因此,企业和个人在使用电子章时,应当根据具体情况判断是否需要备案登记,并严格按照法律规定和相关要求进行操作。

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