企业电子印章该如何管理？
我开了一家小公司，现在想使用电子印章提高工作效率，但不知道企业电子印章该怎么管理。比如怎么申请、使用过程中有啥规范、保管又有啥要求等，希望能了解这方面的详细法律规定和操作办法。
张凯执业律师
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企业电子印章管理涉及多个方面，下面为您详细介绍。
首先是电子印章的申请。电子印章并不是随便就能拥有的，企业需要先具备合法的主体资格。根据《电子签名法》相关规定，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。企业要向合法的电子印章服务提供商提出申请，一般需要提交企业的营业执照、法定代表人身份证明等证明材料。提供商在对企业身份进行严格审核后，才会为企业制作电子印章。
在使用方面，企业要严格按照规定和约定进行操作。电子印章的使用必须基于真实的业务需求，并且要确保使用人的身份合法。例如，在签署电子合同等文件时，使用人要通过身份认证等方式证明自己有权使用该印章。同时，要对电子印章的使用进行详细记录，包括使用时间、使用文件、使用人等信息，以便日后查询和审计。
对于保管，企业要采取有效的技术和管理措施。可以通过设置访问权限、加密存储等方式确保电子印章的安全。电子印章的存储设备要妥善保管，防止被盗取或丢失。一旦发生电子印章被盗用等异常情况，企业应立即通知电子印章服务提供商，并按照相关规定采取措施，如挂失、重新申请等。
此外，企业还应关注电子印章相关技术的更新和法律规定的变化。随着科技的发展，电子印章的管理技术也在不断进步，企业要及时采用新的安全技术保障电子印章的安全。同时，法律法规也可能会根据实际情况进行调整，企业要及时了解并遵守新的规定，避免因违规使用电子印章而承担法律责任。