如何保留商业机密文件？
我公司有一些重要的商业机密文件，担心文件泄露会给公司带来巨大损失。但我不知 道该用什么方法来妥善保留这些文件，是采取技术手段还是物理隔离，或者有其他的方式？希望了解具体的合法且有效的保留方法。
张凯执业律师
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保留商业机密文件，首先我们要明白什么是商业机密。商业机密是指不为公众所知悉、具有商业价值并经权利人采取相应保密措施的技术信息、经营信息等商业信息。依据《中华人民共和国反不正当竞争法》第九条规定，经营者不得实施侵犯商业秘密的行为，同时权利人需要采取合理的保密措施来保护商业秘密。
在保留商业机密文件时，我们可以从技术手段和物理措施两方面入手。从技术手段来说，对于电子形式的商业机密文件，可以设置严格的访问权限。比如采用多级密码制度，不同级别的员工根据工作需要，拥有不同的访问权限，就像不同的钥匙只能打开对应的门一样。还可以对文件进行加密处理，即使文件不慎流出，没有解密密钥也无法查看其中的内容，这就好比给文件上了一把更高级的锁。
从物理措施来讲，对于纸质的商业机密文件，要存放在专门的保险柜或保密室中。这些保险柜和保密室应该设置在安全的区域，安装监控设备和门禁系统，只有经过授权的人员才能进入。同时，对文件的借阅和归还都要进行详细的登记，记录借阅人、借阅时间、归还时间等信息，方便对文件的流向进行跟踪和管理。
另外，与接触商业机密文件的员工签订保密协议也是非常重要的。协议中要明确员工的保密义务和违约责任，如果员工违反保密协议，将承担相应的法律责任。这样可以从人员管理方面进一步保障商业机密文件的安全。