新公司成立之前的员工住宿费用怎么报销?

我参与了一家新公司的筹备工作,在公司正式成立前,为了项目出差产生了一些员工住宿费用。现在公司成立了,我不知道这些费用该按照什么流程、依据什么标准来报销,很担心报不了。想了解下新公司成立之前的员工住宿费用如何报销。
张凯执业律师
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首先,从法律角度来看,新公司成立之前,公司尚未取得法人资格,但在筹备过程中为公司业务支出的合理费用,员工有权要求获得相应的报销。这涉及到一个概念叫“设立中公司”,设立中公司是指自发起人签订发起人协议或者达成发起合意时起,至设立登记完成前,以成立公司为目的而存在的组织。在这个阶段,为公司设立所产生的必要费用,应当由成立后的公司承担。


依据《中华人民共和国民法典》第七十五条规定,设立人为设立法人从事的民事活动,其法律后果由法人承受;法人未成立的,其法律后果由设立人承受,设立人为二人以上的,享有连带债权,承担连带债务。设立人为设立法人以自己的名义从事民事活动产生的民事责任,第三人有权选择请求法人或者设立人承担。这就意味着,新公司成立后,对于设立过程中员工为公司业务产生的住宿费用,公司有义务承担报销责任。


关于报销的具体流程,一般来说,员工需要收集好相关的住宿费用凭证,比如正规发票等。这些发票应当注明住宿的时间、地点、金额等详细信息,以证明费用的真实性和合理性。然后,员工可以将这些凭证提交给公司的财务部门,并填写报销申请单,在申请单上详细说明费用产生的原因、时间、地点等情况。


财务部门在收到申请后,会根据公司内部的财务制度进行审核。审核的内容包括费用的合理性、凭证的真实性和合规性等。如果审核通过,财务部门会按照公司的报销流程进行报销,将费用支付给员工。


如果公司拒绝报销这些费用,员工可以与公司进行协商解决。如果协商不成,员工可以通过法律途径维护自己的权益,比如向劳动监察部门投诉或者申请劳动仲裁等。不过,在采取法律行动之前,建议员工尽量收集好相关的证据,如费用凭证、工作记录、与公司沟通的记录等,以增加自己的胜诉几率。

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