可以提前打报销凭证吗?
我过两天要坐火车出差,因为之后工作会很忙,想着能不能现在就把报销凭证打了,免得之后忘记。但又不确定能不能提前打,所以想问问在法律规  定上,是否可以提前打报销凭证呢?
张凯执业律师
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在讨论能否提前打报销凭证之前,我们先来明确一下报销凭证的概念。报销凭证是指在经济活动中,用于证明支出已经发生,并且可以作为财务报销依据的各类票据、单据等。例如常见的火车票、飞机票、发票等,它们是单位财务核算和税务处理的重要原始资料。
以火车票报销凭证为例,根据铁路部门的规定,铁路电子客票报销凭证只能在乘车日期之日起180日内,凭购票时所使用的有效身份证件原件到车站售票窗口、自动售/取票机换取。也就是说,在乘车前是不可以提前换取报销凭证的。这是因为在乘车前,行程存在不确定性,比如可能会退票、改签等情况,如果提前打印报销凭证,后续业务处理会变得复杂。
对于其他类型的报销凭证,如发票,依据《中华人民共和国发票管理办法》,销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人,对外发生经营业务收取款项,收款方应当向付款方开具发票。一般来说,交易完成并实际支付款项后,才可以开具发票作为报销凭证。如果提前开具,可能不符合业务实际发生的时间逻辑,也可能违反发票管理的相关规定。
在实践中,企业的财务制度也会对报销凭证的获取和使用进行规范。大多数企业要求报销凭证必须真实、合法、有效,并且与实际业务相符。提前获取报销凭证可能无法准确反映业务的实际发生情况,导致财务数据不准确,甚至可能面临税务风险。所以,通常情况下不建议提前打报销凭证。
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