公司的要约邀请该怎么写?

我在一家公司负责商务工作,最近公司有个项目需要对外发出要约邀请,但我之前没写过。想知道从格式到内容,具体都该怎么撰写,比如要包含哪些关键信息,语言上有什么要求,有没有一些必须要写清楚的事项,希望能得到详细指导。
张凯执业律师
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要约邀请,简单来说,就是一方希望让别人主动来向自己提出订立合同的一种意思表示 。它不是正式的合同要约,只是起到一个“邀请”对方来和自己进一步商量合同事宜的作用。


关于公司要约邀请的写法,虽然没有非常固定统一的法律格式,但通常要涵盖以下这些关键部分和要点:


首先是标题部分,要清晰明了,直接表明这是一份要约邀请,比如“[公司名称]关于[项目名称]的要约邀请” 。


要约邀请的开头要说明发出邀请的主体,也就是公司的详细信息,包括公司全称、法定代表人、地址、联系方式等;同时也要说明发出要约邀请所依据的法律规定或者相关背景需求,像根据国家相关法律规定和公司业务发展需要等类似表述。


要约邀请项目及内容部分是核心。要详细准确地说明邀请对方参与的项目是什么,具体有哪些内容,如果涉及复杂的项目内容,可以用附件形式详细说明,并在正文中指明附件情况。例如要说明项目的性质、范围、目标等。比如是工程建设项目,要说明工程地点、规模、建设要求等;如果是采购项目,要说明采购的产品或服务的规格、数量等 。


接下来要设定时间节点。要明确发约时间,也就是这份要约邀请发出的时间;现场踏勘时间(如果有需要),方便对方了解项目现场实际情况;答疑时间以及答疑形式,比如是通过电话、邮件还是现场答疑等方式,让对方有途径解决对项目的疑问;应邀截止时间,明确对方回应要约邀请的最后期限,逾期可能就不再接受。同时也要明确开约时间和开约地点,让对方知道后续的流程安排。


还可能涉及投约保证金等费用说明。如果需要对方缴纳一定金额的保证金,要明确保证金的具体金额、缴纳方式、退还条件等内容。


此外,对于投约方资格及应满足的要求也得详细说明。比如对方应具备什么样的资质证书、注册资金要求、从业年限要求、过往业绩要求、人员配备要求等,确保参与的对方符合公司预期和项目需要。


最后,要留下公司的联系人姓名、电话、传真、邮箱等联系方式,方便对方在有疑问或者有意向时能够及时与公司取得联系。


相关法律依据方面,虽然没有专门针对要约邀请写作格式和内容的具体法律条文,但《中华人民共和国民法典》第四百七十三条规定,要约邀请是希望他人向自己发出要约的表示。拍卖公告、招标公告、招股说明书、债券募集办法、基金招募说明书、商业广告和宣传、寄送的价目表等为要约邀请。商业广告和宣传的内容符合要约条件的,构成要约。这就从法律层面上对要约邀请的性质和范畴进行了界定,我们在撰写要约邀请时,也要遵循其性质和原则。


总之,撰写公司要约邀请要尽可能全面、准确、清晰,让收到的一方能够清楚了解公司意图和项目情况,以便他们决定是否要进一步与公司沟通合作事宜。


相关概念:

要约:是当事人自己主动愿意订立合同的意思表示,以订立合同为直接的目的。一方当事人以缔结合同为目的,向对方当事人提出合同条件,希望对方当事人接受的意思表示。发出要约的一方称要约人,接受要约的一方称受要约人。

受要约人:是接受要约的一方 。

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