合同谈判记录应该怎么写?

我最近参与了一场合同谈判,老板让我整理谈判记录。我之前没写过,完全不知道从哪下手。我想知道合同谈判记录的格式是怎样的,要包含哪些内容,书写的时候有什么注意事项。
张凯执业律师
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合同谈判记录是在合同谈判过程中,对谈判内容、双方观点和达成的初步共识等信息进行记录的书面文件,它能为后续合同的起草、签订提供重要依据。下面为您详细介绍如何撰写合同谈判记录。


### 首部信息

首先,要在记录开头明确标题,比如“[具体合同名称]谈判记录”。接着写明谈判的基本信息,包括谈判时间、地点、参与人员等。参与人员要列出双方代表的姓名、所属单位和职务,这样可以清晰界定参与谈判的主体。


### 谈判内容记录

这是谈判记录的核心部分。要详细记录双方讨论的主要问题、提出的观点和意见。对于双方达成一致的事项,要明确记录下来,比如价格、交货时间、质量标准等关键条款。如果存在分歧,也需要记录分歧点以及双方的理由。在记录时,尽量使用客观、准确的语言,避免模糊不清或产生歧义。可以按照谈判的议程或问题的重要程度进行分类记录,使内容条理清晰。


### 下一步行动安排

明确双方在谈判结束后需要采取的行动,包括谁负责跟进、完成的时间节点等。例如,一方承诺在一周内提供相关资料,或者双方约定在某个日期进行下一轮谈判。这有助于确保谈判的成果能够得到落实,推动合同签订的进程。


### 尾部信息

记录结束时,应由参与谈判的双方代表签字确认,以表明对记录内容的认可。同时,可以注明记录的份数和保存方式。


### 法律依据

根据《中华人民共和国民法典》第四百六十九条规定,当事人订立合同,可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文,视为书面形式。合同谈判记录作为一种书面文件,在一定程度上可以证明双方的谈判过程和初步意向,对于维护双方的合法权益具有重要意义。

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