国家规定不能归档的材料有哪些?

我在整理单位文件资料,想把一些材料归档保存,但不确定哪些能归、哪些不能归。听说国家有相关规定,所以想了解下国家规定不能归档的材料具体都有哪些,避免自己整理时出现错误。
张凯执业律师
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在档案管理中,明确哪些材料不能归档是非常重要的,这有助于保证档案的质量和有效性。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对不能归档的材料进行了相关规定。


首先,重份文件通常是不能归档的。所谓重份文件,就是内容重复的文件。比如同一份文件有多个相同的副本,只需要保留一份有代表性的即可,其余的副本就属于重份文件,没必要都归档。因为过多的重份文件会占据大量的档案存储空间,也会增加档案管理的难度和成本。


其次,未生效的文件也不能归档。未生效的文件指的是那些还没有经过完整的审批流程、没有具备法律效力的文件。例如一份合同,虽然已经起草完成,但还没有双方签字盖章,它就处于未生效状态。这类文件的内容可能还会发生变化,不适合归档保存,否则可能会造成档案信息的不准确。


再者,一般性文件的历次修改稿也不应该归档。一般性文件在起草过程中往往会经历多次修改,这些修改稿只是文件形成过程中的阶段性产物,最终具有效力的是定稿。保留过多的修改稿没有太大意义,还会使档案内容变得繁杂。


另外,无查考利用价值的事务性、临时性文件也不在归档范围内。像一些临时性的通知、简单的工作便条等,它们只在特定的短期事务中有作用,过后就没有查考利用价值了,不需要归档保存。


最后,未经会议讨论、未经领导审阅签发的未生效文件,以及从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料等,同样不能归档。这些材料要么不具备正式文件的效力,要么只是供临时参考使用,对档案的长期保存和查考没有实质性的价值。

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