企业有保存离职职工档案的义务吗

我最近在整理公司员工档案，有一些离职员工的档案不知道该怎么处理。想了解一下企业是不是有保存离职职工档案的义务呢？是必须保存还是可以自主决定？希望能详细了解这方面的规定。
张凯执业律师
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企业对于离职职工档案是有一定义务的。


从法律规定来看，《中华人民共和国劳动合同法》第五十条明确指出，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。这意味着企业有责任在规定时间内对离职职工档案进行妥善转移处理 。


关于保存期限，虽然法律没有明确规定企业必须长期保存离职职工档案，但一般来说，用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。对于离职员工的各类文本材料一般保存时限也为两年，不过档案材料通常需参考用人单位自身相关政策和做法 。


实际操作中，如果员工离职后很快找到新单位，原企业要协助将档案转移到新的就业机构；若新单位无档案管理权限，或员工离职时未找到新工作，原企业也应配合员工将档案转至其户籍所在地的人才资源服务市场等指定地点。这是为了保障员工档案的连续性和安全性，方便员工后续办理各类事务。


总之，企业在员工离职时要依法履行档案转移等相关义务，虽然保存时长没有严格统一规定，但也要根据自身政策妥善处理。相关概念：（劳动合同解除：就是用人单位和劳动者之间结束劳动合同关系的行为。 档案转移：是指将员工档案从原存放处转到新的接收单位的过程。）

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