保管会计凭证过程中应注意哪些问题?

我是一家小公司的会计,最近负责保管公司的会计凭证。但我不太清楚在保管过程中要注意些什么,害怕因为自己的疏忽出问题,想了解下保管会计凭证有哪些方面需要特别留意的。
张凯执业律师
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在保管会计凭证的过程中,有多个重要方面需要注意。首先是定期装订,会计凭证在登记入账后,需要按照分类和编号顺序保管,不能散乱丢失。根据《会计基础工作规范》第五十五条规定,会计凭证应当及时传递,不得积压。记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序,折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码,由装订人在装订线封签外签名或者盖章。


其次是严格保管。装订成册的会计凭证应指定专人负责保管,年度终了后,可暂由本单位会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。这里依据的是《会计档案管理办法》第十一条规定,当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。


再者是严格借阅手续。原始凭证不得外借,其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时,经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准,可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件,应当在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。这在《会计基础工作规范》第五十五条也有相关规定。


最后是保管期限和销毁。会计凭证的保管期限应严格按照《会计档案管理办法》执行。会计档案保管期满,需要销毁时,由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

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