供应商品质扣款是否需要对方签字?

我是一家公司采购,最近发现供应商提供的商品有质量问题,打算进行品质扣款。但不清楚在操作时是否必须要供应商签字确认,不签字直接扣款会不会有法律风险,想了解这方面的法律规定。
张凯执业律师
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供应商品质扣款是否需要对方签字,需要从不同方面进行分析。


从法律原理上讲,合同是双方当事人之间的约定,当供应商提供的商品存在品质问题时,采购方依据合同约定进行扣款,本质上是一种对合同权利的行使。如果合同中明确约定了在商品出现品质问题时,采购方有权直接进行扣款且无需供应商签字确认,那么采购方按照合同约定进行操作是具有合法性的。这里的法律依据是《中华人民共和国民法典》第四百六十九条,当事人订立合同,可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文,视为书面形式。合同中关于品质扣款的约定就属于合同条款的一部分,双方都应当遵守。


然而,如果合同没有明确约定采购方可以直接扣款,那么在实际操作中让供应商签字确认是非常有必要的。这是因为从证据角度来看,供应商签字的扣款确认单是一种直接证据,能够证明双方就扣款事宜达成了一致。根据《中华人民共和国民事诉讼法》第六十六条规定,证据包括当事人的陈述、书证、物证、视听资料、电子数据、证人证言、鉴定意见、勘验笔录。证据必须查证属实,才能作为认定事实的根据。供应商签字的确认单就属于书证,在发生纠纷时,它能有力地证明采购方扣款行为的合理性和合法性。


此外,如果没有供应商签字,采购方直接扣款,可能会引发供应商的异议。一旦供应商不认可扣款,采购方就需要承担举证责任,证明商品存在品质问题以及扣款的依据和计算方式等。若无法提供充分证据,采购方可能会面临法律风险,比如被供应商要求返还扣款、承担违约责任等。所以,为了避免不必要的纠纷和法律风险,在合同没有明确约定的情况下,让供应商签字确认品质扣款是较为稳妥的做法。

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