填制凭证有哪些注意事项?
在财务工作里,凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明,也是登记账簿的依据。填制凭证时,要注意诸多方面,以确保凭证的合法性、真实性、完整性和准确性。
首先,凭证内容要完整。这意味着凭证上的各项要素都必须填写齐全,不能有遗漏。根据《会计基础工作规范》的规定,原始凭证应当具备凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人员的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等内容。记账凭证则应当具备填制凭证的日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章等内容。
其次,书写要规范。数字和文字的书写要清晰、工整,易于辨认。金额数字要按照规定的格式填写,不得连笔书写。例如,阿拉伯数字应当一个一个地写,不得连笔写;汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等,一律用正楷或者行书体书写,不得用简化字代替。
再者,凭证的编号要连续。无论是原始凭证还是记账凭证,都应当按照一定的顺序编号,以保证凭证的连续性和完整性。这样便于日后的查阅和核对。如果凭证编号不连续,可能会导致账目混乱,影响财务信息的准确性。
另外,签章要齐全。凭证上的相关人员必须签名或者盖章, 以明确经济责任。比如,原始凭证必须有经办人员的签名或者盖章,记账凭证必须有填制人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员的签名或者盖章。只有签章齐全的凭证才具有法律效力。
最后,凭证的审核要严格。在填制凭证后,必须经过审核才能作为记账的依据。审核的内容包括凭证的真实性、合法性、准确性和完整性等方面。如果发现凭证有错误,应当按照规定的方法进行更正。《会计基础工作规范》规定,原始凭证记载的各项内容均不得涂改;原始凭证有错误的,应当由出具单位重开或者更正,更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。
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