费用报销单领款人应在什么时候签字?

我在公司负责费用报销这块,最近对领款人签字时间有点疑惑。费用报销单从提交到审核再到领款有好几个环节,我不知道领款人到底该在哪个环节签字,是提交报销单时,还是审核通过领款时,还是其他时间呢?想弄清楚这个问题。
张凯执业律师
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在探讨费用报销单领款人何时签字之前,我们需要先明白费用报销流程以及签字的意义。费用报销通常包含提交报销单、部门审核、财务审核、领导审批和领款等多个环节。而领款人签字的目的,是为了确认已经收到了报销款项,这是一种具有法律效力的收款确认方式。


一般来说,领款人应该在实际收到报销款项时签字。从法律依据来看,依据《中华人民共和国民法典》第四百六十九条规定,当事人订立合同,可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文,视为书面形式。费用报销单属于书面凭证,领款人签字就相当于对收款这一事实以书面形式进行确认,构成了一个简易的合同关系。


如果领款人在未收到款项时就签字,可能会给自己带来不必要的法律风险。一旦之后出现款项未支付的纠纷,由于签字的存在,在举证自己未收到款项时会比较困难。而如果在实际领款后签字,就明确了收款的事实,对于报销人和付款方(通常是公司)来说,都能起到保障权益的作用。


不过,在一些企业的实际操作中,可能会存在先签字后付款的情况,但这需要企业有完善的财务制度和流程来确保款项能够按时支付。例如,企业可以通过内部审批流程和付款记录来证明款项的支付情况。但从法律风险防控的角度,还是建议领款人在实际收到款项后再签字。这样可以避免在未来出现纠纷时,因签字问题导致自己的权益受损。

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