公司还在经营,凭证一定要保存在公司吗?

我开了家公司,目前还在正常经营。公司的各种凭证,比如发票、合同之类的,一定要放在公司保存吗?我担心放在公司万一出现丢失、损坏等情况,想了解下有没有其他合规的保存方式。
张凯执业律师
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在公司仍处于经营状态时,关于凭证是否一定要保存在公司,需要从相关法律规定和实际情况来分析。


首先,会计凭证是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明,是登记账簿的依据。依据《会计档案管理办法》,单位的会计凭证、会计账簿等会计档案应进行妥善保管。虽然该办法未明确强制规定会计凭证必须存放在公司,但要求各单位建立完善的会计档案保管制度,以确保会计档案的真实、完整、可用和安全。


从实际操作来看,将凭证保存在公司是较为常见的做法。因为公司是业务发生的主体,将凭证放在公司便于日常的查阅、核对和审计等工作。例如,税务机关进行税务检查时,能够及时提供相关凭证,以证明公司的经济业务和纳税情况。


不过,在某些特殊情况下,凭证也可以存放在其他安全且符合规定的地方。但需要确保在需要使用这些凭证时,能够迅速获取。比如,若公司委托专业的档案管理机构来保管凭证,只要该机构具备相应的资质和条件,并且双方签订了规范的保管协议,明确保管责任和查阅、调用等流程,这种方式也是可行的。


对于非会计类的业务凭证,如合同等,目前并没有统一的强制性保存地点规定。但同样为了便于公司管理和应对可能出现的法律纠纷,通常也是建议保存在公司或者能够安全存放且便于检索的地方。总之,不管凭证存放在哪里,关键是要保证其安全性和可查性。

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