单位财务核查发现发票查不到该怎么处理?

我在单位做财务,最近核查发票时,发现有几张发票在系统里查不到信息。我特别担心处理不好会有麻烦,也不清楚这种情况该按什么流程来解决。想问问遇到这种发票查不到的情况,到底该怎么处理才符合规定?
张凯执业律师
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当单位财务核查发现发票查不到时,可按以下步骤处理:


首先,要确认查询方式是否正确。发票查询有多种途径,比如国家税务总局全国增值税发票查验平台、当地税务局官网等。有时候可能因为操作失误,像输入错误的发票代码、号码、日期、校验码等,导致查不到发票信息。所以要仔细核对发票上的各项信息,重新进行查询。依据《中华人民共和国发票管理办法》规定,单位和个人有权查询发票的真实性,正确的查询是保障权益和合规的基础。


若确认查询方式无误但仍查不到,就要和开票方沟通。及时联系开票方,告知其发票查询异常的情况,要求对方核实开票信息和开票系统状态。有可能是开票方数据上传延迟、系统故障或者开票有误等原因。如果是数据上传问题,开票方可以检查系统是否正常上传数据,尝试重新上传;若为开票有误,开票方需要按照规定开具红字发票冲销原发票,再重新开具正确的发票。


若与开票方沟通后问题仍未解决,可向税务机关求助。携带相关发票及业务资料,向当地税务机关反映情况,申请协助核查。税务机关拥有专业的系统和手段,能够深入调查发票的真实性和开票情况。若经税务机关查实发票为虚开、伪造等违法情况,根据《中华人民共和国发票管理办法》第三十七条规定,虚开发票的,由税务机关没收违法所得;虚开金额在1万元以下的,可以并处5万元以下的罚款;虚开金额超过1万元的,并处5万元以上50万元以下的罚款;构成犯罪的,依法追究刑事责任。单位要积极配合税务机关的调查处理工作。


在整个处理过程中,财务人员要做好记录,包括与开票方的沟通情况、税务机关的处理意见等,以备后续查询和审计。同时,要严格按照财务制度和税务法规处理此类问题,确保单位财务工作的合规性和准确性。

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