辞退通知书如何证明已邮寄?

我公司要辞退一名员工,决定通过邮寄方式送达辞退通知书。但我担心之后员工不认账,说没收到通知书。我想知道要怎么做才能证明这份辞退通知书已经邮寄出去了呢,需要保留哪些东西作为证据呢?
张凯执业律师
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在证明辞退通知书已邮寄这件事上,有多种方式可以操作,并且都需要我们保留相关证据,以保障后续可能出现的法律需求。


首先是使用邮政特快专递(EMS)。这是比较规范且具有法律效力的邮寄方式。在填写快递单时,要详细填写寄件人和收件人的信息,在“内件品名”一栏明确写明“辞退通知书”,并注明具体日期。同时,要保存好快递底单,上面会有寄件的时间、单号等重要信息。根据《中华人民共和国民事诉讼法》第六十六条规定,书证属于法定的证据种类之一,快递底单就属于书证,它能够证明你在某一特定时间向特定收件人邮寄了辞退通知书。


其次,可以对邮寄过程进行全程录像。从写好辞退通知书装入信封,到前往邮局交寄的整个过程都记录下来。这样的视听资料在法律上同样是有效的证据。依据《中华人民共和国民事诉讼法》第六十六条,视听资料也是法定证据种类之一。录像能够直观地证明你邮寄的文件就是辞退通知书,避免之后出现关于邮寄内容的争议。


再者,通过查询快递物流信息也是证明已邮寄的重要方式。现在大部分快递公司都提供网上查询服务,你可以随时查询快递的运输状态。一旦显示已签收,就有了对方收到通知书的初步证据。同时,将物流信息进行截图保存,如果需要还可以通过公证机关对物流信息进行公证,增强证据的证明力。《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》对经过公证的证据的证明力有相关规定,经过公证的物流信息在法庭上会有较高的可信度。


最后,如果可能的话,可以要求快递公司提供投递证明。有些快递公司可以应客户要求出具书面的投递证明,证明该快递已经按照规定送达指定地址。这也是有力的证据之一。通过这些方式,我们就能较为全面地证明辞退通知书已经邮寄。

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