个体工商户费用没有发票如何入账?

我是个体工商户,经营过程中有些费用支出拿不到发票,像找小商贩买东西、请临时工人干活这种。我不知道没发票的费用该怎么记账,怕影响税务申报和财务核算,想了解下没发票的费用到底该怎么入账。
张凯执业律师
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在探讨个体工商户费用没有发票如何入账之前,我们先来明确几个基本概念。入账,通俗来讲,就是把企业发生的各项经济业务记录到会计账簿中,这样就能清晰地反映企业的财务状况和经营成果。发票则是在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中,开具、收取的收付款凭证,它是一种重要的原始凭证,能证明经济业务的真实性和合法性。


对于个体工商户而言,如果费用没有发票,并不是完全不能入账。根据《中华人民共和国税收征收管理法》和《个体工商户建账管理暂行办法》的相关规定,个体工商户应按照规定设置、使用和保管账簿及凭证,并根据合法、有效凭证记账核算。虽然发票是最常见的合法、有效凭证,但在某些特殊情况下,没有发票也可以入账。


当遇到费用没有发票的情况时,可以采用以下方法入账:


首先是内部凭证入账。内部凭证是指个体工商户自制的用于成本、费用、损失和其他支出核算的会计原始凭证。比如,支付给员工的工资,可以制作工资表,上面注明员工姓名、工资金额、支付日期等信息,作为入账的依据;购买办公用品,虽然没有发票,但有内部的采购清单,清单上有物品名称、数量、单价等内容,也可以作为入账的参考。


其次,如果是向个人购买小额零星经营业务的支出,根据国家税务总局的相关规定,对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人,其支出以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证,收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。例如,从路边小商贩处购买水果用于招待客户,花费金额较小,小商贩无法提供发票,这时可以让小商贩出具收款收据,同时在收据上注明上述必要信息,再结合内部的采购记录,就可以入账。


另外,对于一些确实无法取得发票的费用支出,个体工商户可以在记账时如实记录,但在进行企业所得税或个人所得税汇算清缴时,这些没有发票的费用可能不能在税前扣除。也就是说,虽然可以入账,但在计算应纳税所得额时,需要将这些没有合法凭证的费用调增,增加应纳税所得额,缴纳相应的税款。


需要注意的是,个体工商户应尽量取得合法有效的发票,以避免税务风险。如果因为没有发票而导致税务问题,税务机关有权按照规定进行核定征收,甚至可能会给予一定的处罚。同时,要妥善保管好与费用相关的其他证据,如合同、协议、付款记录等,以备税务机关检查。

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