没有发票的费用如何入账?

我公司在经营过程中,有些费用支出没办法取得发票,比如找小商贩买了些办公用品。我不清楚这种没有发票的费用该怎么入账,直接入账怕不符合规定,不入账又会导致成本记录不完整,想知道有没有合规的处理办法。
张凯执业律师
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在企业财务管理中,没有发票的费用入账是一个常见且需要谨慎处理的问题。首先,我们来解释一下费用入账的概念。费用入账就是把企业实际发生的各项费用记录到会计账目中,以便准确核算企业的成本、利润等财务状况。


对于没有发票的费用,并非完全不能入账。从会计核算的角度来看,只要是企业实际发生的合理费用,按照会计准则是可以入账的。会计准则强调的是业务的真实性和合理性,也就是说,只要费用是真实发生且与企业的经营活动相关,就可以在会计上进行记录。例如,企业请临时工进行一些临时性的工作,支付了费用但没有取得发票,这种情况下,企业可以根据相关的支付凭证、工作记录等资料进行入账。


然而,在税务处理方面,情况有所不同。根据《中华人民共和国企业所得税法》及其实施条例的规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。但这里的支出通常需要有合法有效的凭证,发票是最常见的合法有效凭证之一。没有发票的费用,在企业所得税汇算清缴时,可能不被税务机关认可,需要进行纳税调整,也就是要调增应纳税所得额,缴纳更多的企业所得税。


对于没有发票的费用,企业可以采取一些补救措施。如果是因为对方没有开具发票,可以与对方协商补开发票。如果确实无法取得发票,企业要保存好能证明费用发生的相关资料,如合同、协议、付款凭证、物流单据、验收单等,以备税务机关核查。这些资料可以证明费用的真实性和合理性,在一定程度上降低税务风险。另外,对于一些小额零星支出,根据国家税务总局的相关规定,对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人,其支出以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证,收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。

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