在政府采购活动中，采购文件的保存是一项至关重要的工作，它不仅关系到采购活动的规范性和透明度，也涉及到后续可能的监督检查、纠纷处理等多个方面。以下将从法律条文规定、实际案例分析以及实用法律建议等方面，对政府采购程序之采购文件保存进行详细阐述。
相关法律条文规定
《政府采购法》第四十二条明确规定，采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。这一规定明确了采购文件保存的主体是采购人和采购代理机构，同时强调了妥善保存的义务以及禁止性的行为。采购文件的保存期限通常是从采购活动结束之日起至少保存十五年。采购文件的构成和内容较为广泛，一般包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等。
实际案例分析
案例一：采购文件隐匿引发的纠纷 在某市政府的一项大型办公设备采购项目中，采购代理机构在采购活动结束后，没有按照规定妥善保存采购文件。后来，一家参与投标但未中标的供应商对中标结果提出质疑，并向采购监管部门投诉。在调查过程中，采购代理机构无法提供完整的评标记录和投标文件等关键采购文件，被认定为隐匿采购文件。最终，该采购项目的中标结果被撤销，采购代理机构受到了相应的行政处罚，同时还承担了给相关供应商造成的损失赔偿责任。
案例二：伪造采购文件的严重后果 某县的一个基础设施建设政府采购项目中，采购人出于私利，指使工作人员伪造了部分采购文件，包括虚假的评标报告和合同文本等，企图掩盖其违规操作的行为。后来，该行为被审计部门在审计过程中发现。采购人及其相关责任人员不仅受到了严厉的行政处罚，涉及金额巨大的还被追究了刑事责任，相关的采购合同也被认定为无效合同，给项目的实施和国家财产造成了重大损失。
实用法律建议
- 建立完善的文件管理制度：采购人和采购代理机构应当建立专门的采购文件管理制度，明确文件的收集、整理、归档、保管和查阅等流程。例如，指定专人负责采购文件的管理工作，确保文件的完整性和准确性。在采购活动结束后，及时将各类采购文件进行分类整理，按照一定的编号和目录进行归档保存。
- 采用电子档案与纸质档案相结合的方式：随着信息技术的发展，电子档案的应用越来越广泛。采购人和采购代理机构可以将采购文件同时以电子和纸质两种形式进行保存。电子档案便于存储、检索和共享，而纸质档案则可以作为备份和原始凭证。在保存电子档案时，要注意数据的安全性和完整性，采取必要的加密和备份措施。
- 定期检查和维护采购文件：为了确保采购文件的保存质量，应当定期对采购文件进行检查和维护。检查文件是否存在损坏、丢失、变质等情况，及时进行修复和补充。同时，要关注文件的保存期限，按照规定及时对到期的文 件进行处理。
- 加强人员培训和法律意识教育：采购人和采购代理机构的工作人员应当熟悉政府采购相关法律法规，特别是关于采购文件保存的规定。通过开展培训和教育活动，提高工作人员的法律意识和责任意识，使其认识到采购文件保存的重要性，避免因疏忽或故意行为导致违规问题的发生。
总之，政府采购程序中的采购文件保存是一项严肃的法律责任，采购人和采购代理机构必须严格按照法律规定履行义务，确保采购文件的真实性、完整性和可查阅性。只有这样，才能保障政府采购活动的公平、公正、公开，维护国家利益和社会公共利益。