员工报销费用时,发票开给个人能否报销?

我是公司员工,之前在办事过程中产生了一些费用,拿到的发票抬头是开给个人的。现在我想把这些费用报销了,但是不太确定公司会不会认可这种个人抬头的发票。想问下从法律角度来说,这样的发票能不能用来报销呢?
张凯执业律师
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在探讨员工报销费用时发票开给个人能否报销这个问题时,我们需要从不同角度进行分析。


首先,从公司内部管理规定来看,公司通常会制定自己的财务报销制度。这就好比每个家庭都有自己的规矩一样,公司的财务报销制度就是公司关于费用报销的规则。在这个制度里,会明确规定哪些费用可以报销,以及对发票的具体要求,比如发票的抬头、内容等。如果公司规定必须是公司抬头的发票才能报销,那么个人抬头的发票可能就不符合公司的报销条件。这是公司为了规范财务管理、保证费用支出的合理性和真实性而做出的规定。


其次,从税法规定的角度分析。税法是国家为了保障税收征收和管理而制定的法律规则。根据《中华人民共和国企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。这里强调了支出要与企业取得收入相关且合理。一般情况下,个人抬头的发票很难直接证明该费用是与企业经营活动相关的。因为发票抬头是个人,可能会被认为是个人消费,而不是企业的经营支出。但是,也存在一些特殊情况。例如,像机票、火车票这类本身就只能开给个人的发票,它们是企业员工因公务出差而产生的费用,是与企业经营活动直接相关的,这种情况下是可以作为企业的费用进行报销,并且在企业所得税前扣除的。还有一些符合规定的医药费发票等,也有可能被认可报销。


此外,对于增值税方面,增值税专用发票是用于抵扣增值税进项税额的重要凭证。而增值税专用发票必须开给企业,个人抬头的发票是不能用于抵扣增值税进项税额的。这是因为增值税是对企业在生产经营过程中增值部分征收的税款,只有与企业经营相关的进项税额才能进行抵扣。


综上所述,员工报销费用时发票开给个人是否可以报销,不能一概而论。需要结合公司的财务报销制度以及税法的相关规定来综合判断。如果公司允许且费用确实与企业经营相关、符合税法规定,那么个人抬头的发票可以报销;反之,则可能无法报销。

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