员工的医药费发票是否可以做账?

我公司有员工拿着医药费发票来报销,我不太清楚这些发票能不能用来做账。要是能做的话,该怎么处理;要是不能做,又是什么原因呢?希望了解相关的法律规定和处理办法。
张凯执业律师
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员工的医药费发票是否可以做账需要分情况来看。首先,我们来了解一下相关法律概念。会计做账是指会计进行账务处理的过程,从开始记账入册直到结算的全过程以及其中的环节都叫做账,是指会计进行账务处理的过程,一般从填制凭证开始到编制报表结束的整个过程。而员工医药费在会计核算中通常会涉及到职工福利费用的范畴。


依据《中华人民共和国企业所得税法》及其实施条例规定,企业发生的职工福利费支出,不超过工资、薪金总额14%的部分,准予扣除。这里的职工福利费就包含了为职工卫生保健、生活、住房、交通等所发放的各项补贴和非货币性福利,其中就可能涉及员工的医药费。也就是说,如果企业为员工报销医药费,这部分费用在符合规定的情况下是可以在企业所得税前扣除的,相应的,员工的医药费发票也就可以用来做账。


但是,如果企业没有为员工购买基本医疗保险等,员工的医药费就不能直接在企业账上列支。因为按照规定,企业应该先为员工缴纳社会保险,在社保报销范围内的费用由社保承担,超出部分企业可以根据自身的福利政策决定是否承担。若企业承担了这部分费用,需要判断是否在合理的福利范畴内以及是否符合税法规定的扣除比例。


另外,如果企业为员工购买了商业保险,员工的医药费在保险理赔后,剩余需要企业承担的部分,只要符合企业内部的报销政策和税法规定,同样可以做账。


在实际操作中,企业需要将员工的医药费发票作为原始凭证,按照会计制度的要求进行账务处理。一般来说,会借记“应付职工薪酬——职工福利费”,贷记“库存现金”或“银行存款”等科目。同时,在计算企业所得税时,要确保这部分费用不超过工资、薪金总额的14%,否则超出部分不能在税前扣除。

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