物业开的水电费收据能否入账?

我在小区租房办公,物业给我开的水电费是收据而不是发票。我公司财务说需要确认这个收据能不能入账,不然没办法走报销流程。我不太懂这方面的规定,就想问问物业开的水电费收据到底能不能入账呢?
张凯执业律师
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在探讨物业开的水电费收据能否入账这个问题时,需要分不同情况来看。


首先,了解一下什么是入账。入账其实就是把经济业务记录到企业的会计账簿里,作为企业成本、费用核算的依据。在会计核算上,只要是企业实际发生的、与经营活动相关的合理支出,都应该进行记录反映。但在税务处理上,对入账凭证有着严格规定。


根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》(国家税务总局公告2018年第28号)规定,企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目的,对方为已办理税务登记的增值税纳税人,其支出以发票(包括按照规定由税务机关代开的发票)作为税前扣除凭证。水电费属于增值税应税项目,正常情况下,物业作为已办理税务登记的纳税人,应该给用户开具发票。所以,如果仅取得物业开具的水电费收据,在企业所得税前是不能扣除的,也就是说不能作为合法有效的成本费用凭证入账来抵减应纳税所得额。


不过,存在特殊情况。如果物业只是代收水电费,并且能提供水电分割单以及原始水电费发票复印件等资料,这种情况下,企业可以依据这些资料入账,并且在企业所得税前扣除。因为水电分割单可以证明企业实际承担了相应的水电费支出,符合真实性、合理性和相关性的原则。

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