收到发票且已付款该如何做账?

我公司购买了一批办公用品,已经支付了款项,也收到了对方开具的发票。但我不知道在财务上该怎么处理这笔业务,是直接计入费用吗,还是有其他的操作流程?希望了解具体的做账方法。
张凯执业律师
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在企业的财务处理中,收到发票且已付款的做账方式要根据具体业务和发票类型来确定。首先,我们要明白几个基础的财务概念。


资产类科目,就好比企业拥有的“宝贝”,像原材料、固定资产等,这些是企业开展业务的重要基础。负债类科目呢,是企业欠别人的钱或者要履行的义务,比如应付账款。而损益类科目,主要反映企业的收入和费用情况,和企业的盈利与否直接相关。


如果是购买原材料,并且取得了增值税专用发票。假设购买了价值 10000 元的原材料,增值税税率为 13%,已付款并收到发票。此时,原材料增加了,同时我们支付了款项,银行存款减少。根据《企业会计准则》,账务处理为:借记“原材料”10000 元,借记“应交税费 - 应交增值税(进项税额)”1300 元,贷记“银行存款”11300 元。这是因为原材料是资产类科目,增加记借方;应交税费的进项税额可以用来抵扣我们以后要交的税,所以也是记在借方;而银行存款减少,记在贷方。


要是购买的是办公用品,用于日常办公消耗。假设花费 500 元购买办公用品并取得普通发票,已付款。这种情况下,办公用品的费用要计入当期损益。账务处理是:借记“管理费用 - 办公费”500 元,贷记“银行存款”500 元。管理费用属于损益类科目,费用增加记借方,银行存款减少记贷方。


如果是购买固定资产,比如一台价值 50000 元的设备,增值税税率为 13%,已付款并收到发票。固定资产也是企业的重要资产,账务处理为:借记“固定资产”50000 元,借记“应交税费 - 应交增值税(进项税额)”6500 元,贷记“银行存款”56500 元。固定资产增加记借方,进项税额记借方,银行存款减少记贷方。


总之,收到发票且已付款的做账,关键是要准确判断业务性质,正确运用会计科目,遵循《企业会计准则》的规定进行账务处理。

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